العميل

يلعب قسم International Trade Business Operations Department No.2 في شركة MIZUHO Bank, Ltd. دورًا محوريًا في أعمال البنك المتعلقة بالتجارة الدولية. يدعم هذا القسم تنفيذ معاملات تجارية سلسة وتقليل المخاطر في العمليات الخارجية، من خلال تقديم خدمات متخصصة في مجال التجارة الدولية لتلبية الاحتياجات المتنوعة لشريحة واسعة من العملاء، بدءًا من الأفراد ووصولًا إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة.

تُعدّ ممارسة تبادل بعض المستندات المتعلقة بالمعاملات التجارية بصيغتها الورقية الأصلية — وليس الرقمية — ممارسة شائعة في الأعمال التجارية الدولية. وكان قسم International Trade Business Operations Department No.2 في بنك ميزوهو يهدف إلى التحول إلى نظام خالٍ من الورق من خلال مسح المستندات الورقية ضوئيًا وعرضها على شاشة أو جهاز مشابه.

التحديات

يمتلك بنك ميزوهو خبرة واسعة في التعامل مع المستندات الورقية، وكان من الطبيعي أن يشعر بالقلق تجاه الانتقال من الورق إلى البيانات الرقمية. كان البنك يبحث عن شاشة ثانوية مثالية لعرض المستندات مع تقليل الضوء الأزرق، الذي قد يكون ضارًا للعينين.

الحلول

تتميز شاشة RICOH Portable Monitor بأنها نحيفة وخفيفة الوزن وسهلة الحمل. يمكن وضعها بشكل مسطح تمامًا مثل الورق، مما يسهل عملية الانتقال السلس إلى بيئة عمل خالية من الورق. يمكن عرض مستندات A4 بشكل عمودي بحيث تظهر الصفحة كاملة، وحتى النصوص المكتوبة بخط اليد تكون واضحة للغاية، مما يساعد على تحسين كفاءة العمل. بالإضافة إلى ذلك، يساعد تقليل الضوء الأزرق في تخفيف إجهاد العين.

الميزات الرئيسية:

• وضوح عالٍ جدًا بفضل تقنية OLED

• دعم العرض بالاتجاه العمودي

• هيكل فائق الخفة يسهل حمله

• معتمد بتقنية Eye Care Display للمساعدة في تقليل إجهاد العين

الخلفية

تتطلب معاملات التجارة التعامل مع عدد كبير من المستندات. فإلى جانب العقود بين المستوردين والمصدّرين، تشارك شركات النقل المحلية والدولية وشركات التأمين، مما يؤدي إلى تبادل العديد من المستندات. ومن الممارسات التجارية الدولية تسليم المستندات بصيغتها الورقية الأصلية، ويتلقى بنك ميزوهو ويعالج كمية كبيرة من المستندات الورقية مثل الفواتير، وB/L (سندات الشحن)، وI/P (وثائق التأمين). ونتيجة لذلك، كان من الصعب توزيع عبء العمل عند التحقق من محتوى المستندات، كما أن إدخال البيانات في النظام كان يؤدي إلى فترات انتظار طويلة. بالإضافة إلى ذلك، تتطلب المستندات الورقية الأصلية عناية خاصة في التعامل والتخزين.

أدخل البنك ماسحًا ضوئيًا عالي السرعة بهدف التحول إلى بيئة خالية من الورق وتحسين الكفاءة التشغيلية، إلا أن هناك مشكلة ظهرت عند عرض النصوص الصغيرة في مستندات PDF على شاشة الكمبيوتر. وبما أن استخدام شاشة كبيرة قد يسبب شعورًا بالضغط والإرهاق، فقد اهتم البنك بشاشة RICOH Portable Monitor التي يسهل استخدامها بنفس القدر. وتشمل أسباب اعتماد هذه الشاشة وضوحها العالي الذي يسمح برؤية حتى أصغر الحروف بوضوح، بالإضافة إلى أنها لا تسبب إجهادًا للعين حتى بعد ساعات طويلة من العمل. كما أن حجم الشاشة قريب من حجم مستندات A4 ويسمح بعرضها عموديًا.

النتائج

تم تركيب 140 وحدة حتى الآن، وتُستخدم بشكل أساسي في أعمال الفحص القانوني. يتم تحويل المستندات إلى PDF وتحميلها على الخادم، ثم عرضها على شاشة RICOH Portable Monitor ليتمكن كل موظف من العمل عليها. وعندما تم تقديم الشاشة لأول مرة، افترض البنك أنها ستُستخدم في وضع ثابت، ولكن في الواقع يتم استخدامها بمرونة وبالطريقة التي تسهّل عمل الموظفين — مثل وضعها مسطحة على المكتب، أو اصطحابها إلى الاجتماعات، أو استخدامها لمشاركة المستندات.

في السابق، كان من الصعب تقسيم العمل بكفاءة بسبب استخدام المستندات الأصلية، ولكن من خلال تحويل المستندات إلى بيانات ومشاركتها عبر الخادم، أصبح بإمكان كل شخص عرضها على شاشة RICOH Portable Monitor ومتابعة عمله. وقد أدى ذلك إلى تحسين الإنتاجية من خلال السماح بتنفيذ كل مرحلة من مراحل العمل في الوقت نفسه.

ويقول العديد من الموظفين إن التوتر الناتج عن التعامل مع المستندات الأصلية والضغط الناتج عن المعالجة اللاحقة قد انخفض، مما جعل من السهل عليهم التركيز على عملهم، وأن النظام الخالي من الورق يتم استخدامه كما كانوا يأملون.

الاستخدام المستقبلي

يخطط بنك ميزوهو في المستقبل لاستخدام شاشات RICOH Portable Monitors كأجهزة عرض لمراجعة المستندات، وإنجاز المعاملات، والعمل عن بُعد. كما يفكر البنك في استخدام شاشتين من RICOH Portable Monitor لكل جهاز كمبيوتر في مكتب International Trade Business، حيث يتم التعامل مع عدد كبير من المستندات.