التشبث بالورق: أكثر من نصف (52%) المؤسسات لم تقم برقمنة كشوف الرواتب بالكامل

أوضح تقرير مستقل أصدرته Quocirca، بتكليف من شركة PFU (EMEA) Limited، أنه على الرغم من أن أسلوبي العمل الهجين والعمل عن بُعد يدفعان الشركات نحو التحول الرقمي، فإن كمية هائلة من المستندات لا تزال ورقية

PFU (EMEA) Limited

لندن، 22 سبتمبر 2022

كشفت اليوم شركة PFU (EMEA) Limited عن نتائج تقرير المسح الضوئي كأداة تمكين للتحول الرقمي الذي استطلعت فيه شركة Quocirca؛ أرباب الرؤية المتبصرة في السوق في مجال الطباعة، آراء الموظفين العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات بشأن الماسحات الضوئية واستخدام الورق في أماكن العمل. وقد خلص التقرير 1 إلى أن الورق لا يزال عنصرًا متأصلًا في العديد من العمليات التجارية، ومن بينها تلك العمليات المتعلقة بسجلات العملاء والموظفين؛ إذ إن 52% من الشركات لم تقم بعد برقمنة كشوف الرواتب لديها بالكامل، ولا تزال 69% من المؤسسات تخزِّن سجلات العملاء في شكل ورقي.

وقد وجد البحث أيضًا أنه في الوقت الذي يجري فيه الإتلاف الآمن (10%) لبعض النسخ الورقية للمستندات المهمة، مثل سجلات العملاء والعقود ومستندات إثبات الهوية، فإن 41% من المستندات الورقية تُترك ملقاة في أرجاء المكتب، ما يشكل خطرًا أمنيًا محتملًا. ويقول ما يقرب من ربع المشاركين (22%) إنهم يفضلون الورق على النسخ الرقمية لأسباب أمنية، فيبدو أنه توجد حلقة مفقودة هائلة بين المخاطر المتوقعة المرتبطة بالملفات الرقمية والمادية.

يشير الاستطلاع أيضًا إلى أن النظام الورقي داخل المؤسسات لا يزال معتمدًا على عوامل عدة، حيث تأتي احتياجات العملاء (29%) وتفضيلات الموظفين (25%) من بين أبرز الأسباب التي أسهمت في احتفاظ الورق بمكانته هذه في العمليات التنظيمية، إلى جانب السبب الأكثر شيوعًا، ألا وهو دواعي الامتثال للقانون (39%).

تأتي نتائج التقرير أيضًا في الوقت الذي أحدثت فيه جائحة كورونا (COVID) وظاهرة "الاستقالة الكبرى" (Great Resignation)، والتكاليف المتزايدة تغيرًا في مسار التركيز على التحول الرقمي. وفي تقرير أبحاث الذكاء التنظيمي للماسحات الضوئية للصور التي تنتجها شركة Fujitsu والصادر عام 2020، الذي أعدته شركة PFU، تبيَّن أن أبرز الدوافع هو تحقيق الكفاءة والربحية، وفي عام 2022، تمثل أبرز الأسباب في الحاجة إلى جعل العمل أكثر مرونة، وامتلاك بنية أساسية لتكنولوجيا المعلومات قابلة للتوسع تجيد التعامل مع حالات الطوارئ (53%).

علقت لويلا فرنانديز، المدير في شركة Quocirca، قائلةً: "من الواضح أن المؤسسات لا تزال تعتمد على الورق في العديد من العمليات اليومية، الأمر الذي يعد مصدر إشكال من وجهة النظر الأمنية، ولربما يدل على وجود فجوة تعليمية بين المؤسسات وبين الموظفين عندما يتعلق الأمر بكيفية تخزين الورق وإدارته."

وأضاف هيرواكي كاشيواغي، الرئيس والمدير التنفيذي لشركة PFU EMEA: "وبالنسبة إلى العديد من المؤسسات، لا يزال الورق يشكل جزءًا مهمًا في إجراءات سير الأعمال لديها. "حتى بالنسبة إلى تلك المؤسسات التي قللت استخدامها للورق داخليًا، فما زال عليها التعامل مع الورق القادم من مصادر خارجية. وحتى تتمكن المؤسسات من نسخ المعلومات الواردة وتسجيلها بشكل فعال، عليها أن تسعى إلى مباشرة الرقمنة بدءًا من التفاعل الأول، إلى جانب وضع السياسات الرامية إلى ضمان الإدارة الملائمة والآمنة للمستندات المادية."

لتنزيل التقرير الكامل، يرجى زيارة: www.pfuemea.com/en-gb/quocirca

¹ شمل البحث مشاركين من خمس مناطق جغرافية مختلفة وثلاثة قطاعات ومؤسسات يتراوح حجمها من 250 إلى أكثر من 1000 موظف.