De missie van de Dicasterie voor Communicatie is duidelijk: de boodschappen en officiële standpunten van de paus wereldwijd nauwkeurig en getrouw over te brengen. Aan de basis van die missie ligt de integriteit van primaire bronnen.
Het Dicasterie bewaart eeuwenoude historische documenten en foto’s, zeldzame gebonden volumes, verouderende manuscripten en unieke archiefbeelden. Deze materialen vormen de basis van nauwkeurige berichtgeving. Toch stond het Dicasterie voor een cruciale uitdaging. Het moest deze waardevolle materialen behouden en ze tegelijkertijd snel beschikbaar maken voor mediaorganisaties wereldwijd. Met andere woorden: het moest zowel behoud als toegankelijkheid realiseren, zonder concessies.
Betrouwbaarheid. Niet alleen functies.
Wat het Dicasterie nodig had, was niet alleen documentenscanfunctionaliteit. Het had een betrouwbare operationele basis voor de lange termijn nodig.
De vereisten waren duidelijk:
De oplossing die aan deze vereisten voldeed, waren de documentenscanners van PFU: de ScanSnap SV600 en de fi Series.
Behoud en productiviteit gelijktijdig mogelijk maken
De ScanSnap SV600 digitaliseert gebonden materialen zonder dat ze uit elkaar gehaald hoeven te worden. Hij legt delicate historische documenten vast in hoge definitie zonder fysieke belasting van de originelen. Tegelijkertijd verwerkt de fi Series grote volumes documenten snel en betrouwbaar, met een consistente doorvoer en output van archiefkwaliteit.
Samen vormen deze apparaten een operationele infrastructuur die het Dicasterie in staat stelt het verleden te behouden en tegelijkertijd in het heden te communiceren.
Geïntegreerd als kerninfrastructuur
Het Dicasterie maakte de overgang van papiergebaseerde opslag naar een digitaal gestructureerd archief, waardoor een meer datagedreven werkwijze mogelijk werd.
De resultaten omvatten:
Meerdere jaren na de implementatie blijven de ScanSnap SV600 en de fi Series betrouwbaar functioneren. Parallel hieraan is een uitgebreide digitaliseringsinitiatief voor de volledige bibliotheek gaande, inclusief het scannen van enkele duizenden foto’s. In de toekomst zal een selectie van deze beelden beschikbaar worden gemaakt op de website, waardoor bredere toegang ontstaat tot materialen die momenteel niet voor het publiek toegankelijk zijn.
Specifiek plant het Vaticaan, door gebruik te maken van de ELO documentmanagementtoepassing (een enterprise documentmanagementsysteem) in combinatie met Retrieval-Augmented Generation (RAG)-technologie, foto’s te scannen op 600 dpi om meer geavanceerde archivering en informatieopvraging te ondersteunen.
“De documentenscanners van PFU zijn meer dan apparaten. Ze maken deel uit van onze operationele infrastructuur. Ze ondersteunen behoud, verificatie en communicatie—alles wat we doen.”
— Dicasterie voor Communicatie, Vaticaanstad
Wat telt, is niet kortetermijnefficiëntie. Het is langetermijnbetrouwbaarheid.
Deze uitdaging is niet uniek voor één instelling. Nationale bibliotheken, openbare archieven, musea, universiteiten en overheidsorganisaties wereldwijd worden geconfronteerd met dezelfde realiteit: het beheren van historisch materiaal en tegelijkertijd snel nauwkeurige informatie leveren.
Het is niet behoud of toegang. Het is behoud en toegang. PFU biedt bewezen documentoplossingen die beide mogelijk maken.
*De weergegeven afbeeldingen zijn ter illustratie en geven mogelijk niet de werkelijke faciliteiten weer om veiligheidsredenen. Sommige details zijn aangepast om de vertrouwelijkheid te beschermen.
Download de volledige casestudy als pdf
“De documentenscanners van PFU zijn meer dan apparaten. Ze maken deel uit van onze operationele infrastructuur. Ze ondersteunen behoud, verificatie en communicatie—alles wat we doen.”
— Dicasterie voor Communicatie, Vaticaanstad
