Клиент

Отдел International Trade Business Operations Department No.2 компании MIZUHO Bank, Ltd. играет ключевую роль в международной торговой деятельности MIZUHO Bank. Отдел обеспечивает бесперебойное проведение торговых операций и снижение рисков при зарубежных транзакциях, предоставляя специализированные услуги в сфере международной торговли для удовлетворения разнообразных потребностей широкого круга клиентов — от частных лиц до малых и средних предприятий и крупных корпораций.

В международной деловой практике принято обмениваться некоторыми документами, связанными с торговыми операциями, в виде бумажных оригиналов, а не в цифровом формате. Отдел International Trade Business Operations Department No.2 компании MIZUHO Bank, Ltd. стремился перейти к безбумажному процессу, сканируя бумажные оригиналы и отображая их на мониторе или аналогичном устройстве.

Задачи

MIZUHO Bank имеет значительный опыт работы с бумажными документами и, что вполне естественно, испытывал обеспокоенность по поводу перехода от бумаги к цифровым данным. Банк искал оптимальный дополнительный дисплей для отображения документов с пониженным уровнем синего света, который может негативно влиять на зрение.

Решения

RICOH Portable Monitor — это тонкий, лёгкий и удобный в переноске монитор. Его можно разместить горизонтально, как лист бумаги, что облегчает плавный переход к безбумажной работе. Документы формата A4 могут отображаться вертикально, полностью помещаясь на экране, а даже рукописный текст остаётся чётко видимым, что способствует повышению эффективности работы. Кроме того, дисплей с пониженным уровнем синего света помогает снизить нагрузку на глаза.

Ключевые особенности:

• Очень высокая чёткость благодаря технологии OLED
• Поддержка вертикальной ориентации
• Ультралёгкий корпус, удобный для переноски
• Сертификация Eye Care Display, способствующая снижению нагрузки на глаза

Предпосылки

Помимо контрактов между импортёрами и экспортёрами, в процесс вовлечены внутренние и зарубежные перевозчики, а также страховые компании, что приводит к обмену множеством документов. В международной торговой практике документы предоставляются в виде бумажных оригиналов, и MIZUHO Bank получает и обрабатывает огромный объём бумажных документов, таких как счета-фактуры, B/L (коносаменты) и I/P (страховые полисы). В результате было сложно распределять рабочую нагрузку при проверке содержания документов, а ввод данных в систему приводил к длительному ожиданию. Кроме того, бумажные оригиналы требуют аккуратного обращения и хранения.

Банк внедрил высокоскоростной сканер с целью перехода к безбумажной работе и повышения эффективности, однако возникла проблема с мелким текстом при просмотре PDF-документов на экране компьютера. Поскольку использование большого монитора могло вызвать чувство давления и усталости, банк заинтересовался RICOH Portable Monitor, который столь же прост в использовании. Причинами выбора RICOH Portable Monitor стали чёткость, позволяющая легко различать даже мелкие буквы, и отсутствие утомления глаз даже после длительной работы. Кроме того, размер монитора близок к формату A4 и позволяет просматривать документы в вертикальной ориентации.

Результат

В настоящее время установлено 140 устройств, которые используются главным образом для юридической проверки документов. Документы конвертируются в PDF, загружаются на сервер, а затем отображаются на RICOH Portable Monitor, чтобы каждый сотрудник мог работать с ними. Когда монитор был впервые внедрён, банк предполагал, что он будет использоваться в фиксированном положении, но на практике он применяется гибко — так, как удобно сотрудникам: размещается горизонтально на столе, берётся на совещания или используется для совместного просмотра документов.

Ранее было сложно эффективно распределять работу из-за использования оригиналов документов, но благодаря преобразованию документов в цифровой формат и их совместному использованию на сервере каждый сотрудник теперь может отображать их на RICOH Portable Monitor и продолжать работу. Это повысило производительность, позволив выполнять различные этапы процесса одновременно.

Многие сотрудники отмечают, что напряжение, связанное с обращением с оригиналами документов, и давление, связанное с последующей обработкой, уменьшились, что облегчило концентрацию на работе, а безбумажная система используется так, как они и ожидали.

Будущее использование

В будущем MIZUHO Bank планирует использовать RICOH Portable Monitors в качестве дисплеев для проверки документов, проведения расчётов и удалённой работы. Банк также рассматривает возможность использования двух RICOH Portable Monitors для каждого ПК в офисе International Trade Business, где обрабатывается большое количество документов.