De Klant

Het International Trade Business Operations Department No.2 van MIZUHO Bank, Ltd. speelt een centrale rol in de internationale handelsactiviteiten van MIZUHO Bank. De afdeling ondersteunt soepele handelstransacties en risicobeperking bij internationale transacties door gespecialiseerde diensten op het gebied van internationale handel te bieden, afgestemd op de uiteenlopende behoeften van een brede klantenkring, variërend van particulieren tot kleine en middelgrote ondernemingen en grote bedrijven.

Het is een internationale zakelijke praktijk om bepaalde documenten die bij handelstransacties worden gebruikt, uit te wisselen als papieren originelen in plaats van in digitaal formaat. Het International Trade Business Operations Department No.2 van MIZUHO Bank, Ltd. had als doel papierloos te gaan werken door papieren originelen te scannen en deze weer te geven op een monitor of een vergelijkbaar apparaat.

De Uitdagingen

MIZUHO Bank heeft veel ervaring met het werken met papieren documenten en maakte zich begrijpelijkerwijs zorgen over de overgang van papier naar digitale gegevens. De bank was op zoek naar een optimaal secundair scherm om documenten weer te geven met verminderd blauw licht, omdat dit schadelijk kan zijn voor de ogen.

De Oplossingen

De RICOH Portable Monitor is slank, lichtgewicht en gemakkelijk mee te nemen. Hij kan plat worden neergelegd zoals papier, waardoor een soepele overgang naar papierloos werken eenvoudig te realiseren is. A4‑documenten kunnen verticaal worden weergegeven, zodat de volledige pagina zichtbaar is, en zelfs handgeschreven tekst is duidelijk leesbaar, wat helpt om de efficiëntie te verbeteren. Daarnaast helpt het scherm met verminderd blauw licht om oogvermoeidheid te verminderen.

Belangrijkste Kenmerken:

• Zeer hoge zichtbaarheid dankzij OLED‑technologie
• Ondersteuning voor weergave in portretstand
• Ultralicht ontwerp, eenvoudig mee te nemen
• Eye Care Display‑certificering, helpt oogvermoeidheid te vermindere

Achtergrond

Bij een handelstransactie moeten grote hoeveelheden documenten worden verwerkt. Naast contracten tussen importeurs en exporteurs zijn ook binnenlandse en buitenlandse vervoerders en verzekeringsmaatschappijen betrokken, waardoor veel documenten worden uitgewisseld. Het is een internationale handelspraktijk om documenten als papieren originelen te leveren, en MIZUHO Bank ontvangt en verwerkt een enorme hoeveelheid papieren documenten zoals facturen, B/L’s (connossementen) en I/P’s (verzekeringspolissen). Hierdoor was het moeilijk om de werkdruk te verdelen bij het controleren van de documentinhoud, en het invoeren van gegevens in het systeem leidde tot lange wachttijden. Bovendien vereisen papieren originelen zorgvuldige behandeling en opslag.

De bank introduceerde een hogesnelheidsscanner met als doel papierloos te gaan werken en de operationele efficiëntie te verbeteren, maar er ontstond een probleem met kleine tekst bij het bekijken van PDF‑documenten op een computerscherm. Omdat het gebruik van een groot scherm een gevoel van druk en vermoeidheid zou veroorzaken, raakte de bank geïnteresseerd in de RICOH Portable Monitor, die net zo eenvoudig te gebruiken is. Redenen voor de keuze van de RICOH Portable Monitor zijn onder andere de scherpte waarmee zelfs kleine letters duidelijk zichtbaar zijn en het feit dat het scherm geen oogvermoeidheid veroorzaakt, zelfs niet na lange werkdagen. Daarnaast komt het formaat van de monitor overeen met dat van A4‑documenten en maakt het weergave in portretstand mogelijk.

Het Resultaat

Momenteel zijn er 140 units geïnstalleerd, die voornamelijk worden gebruikt voor juridisch inspectiewerk. Documenten worden omgezet naar PDF, geüpload naar de server en vervolgens weergegeven op de RICOH Portable Monitor zodat elke medewerker ermee kan werken. Toen de monitor voor het eerst werd geïntroduceerd, ging de bank ervan uit dat deze op een vaste plek zou worden gebruikt, maar in de praktijk wordt hij flexibel ingezet op manieren die medewerkers prettig vinden: plat op het bureau, meegenomen naar vergaderingen of gebruikt om documenten te delen.

In het verleden was het moeilijk om het werk efficiënt te verdelen vanwege het gebruik van originele documenten, maar door documenten te digitaliseren en op de server te delen, kan nu iedereen ze op de RICOH Portable Monitor bekijken en met het werk verdergaan. Dit heeft de productiviteit verbeterd doordat elke processtap gelijktijdig kan worden uitgevoerd.

Veel medewerkers geven aan dat de spanning van het omgaan met originele documenten en de druk van nabewerking is verminderd, waardoor het gemakkelijker is om zich op het werk te concentreren, en dat het papierloze systeem wordt gebruikt zoals zij hadden gehoopt.

Toekomstig Gebruik

In de toekomst is MIZUHO Bank van plan om RICOH Portable Monitors te gebruiken als scherm voor documentcontrole, afhandeling en werken op afstand. MIZUHO Bank overweegt ook om twee RICOH Portable Monitors per pc te gebruiken op de afdeling International Trade Business, waar veel documenten worden verwerkt.