العميل

تأسست Datascan Document Services في عام 1993، وكانت تُعرف في الأصل باسم Papertrace. أُنشئت الشركة في البداية لمعالجة بيانات البيع أو الإرجاع لصناعة الصحف والطباعة في أيرلندا. وفي عام 2009، أسست الشركة مكتب خدمات المستندات Document Services Bureau، مع استمرارها في تقديم خدمات معالجة البيانات لقطاع الصحف. يخدم مكتب خدمات المستندات الناجح الآن احتياجات إدارة المستندات لعملاء تتراوح أعمالهم من المؤسسات الكبرى إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة. تشمل القطاعات التي تخدمها الشركة مقدمي الرعاية الصحية الأولية، واستشاريي المستشفيات، والخدمات القانونية والمالية والتأمينية، بالإضافة إلى منظمات عبر مختلف قطاعات الصناعة الأيرلندية.   المنتج RICOH fi-8950

التحديات

كانت الشركة تبحث عن حل لتبسيط عمليات إدارة المستندات لديها. فمنذ عام 2009، كانت تستخدم برنامجاً واسع الانتشار في أيرلندا. وعلى الرغم من أن هذا البرنامج كان قوياً، إلا أنه كان أكثر ملاءمة لمعالجة النماذج المهيكلة وشبه المهيكلة بكميات كبيرة. وبما أن DataScan كانت في ذلك الوقت مكتباً أصغر بكثير، فقد احتاجت إلى برنامج مرن قادر على التعامل مع العديد من تنسيقات المستندات، وليس فقط النماذج المرتبة والموحدة. كما كانت تبحث عن حل يلبي جميع المتطلبات المتعلقة بالتشفير ووظائف أخرى مفيدة.
ونظراً لأن حالة السجلات كانت سيئة في بعض الحالات، فقد احتاجت الشركة إلى حل يمكنه مسح مجموعة واسعة من أنواع المستندات والنماذج الملونة بفعالية. كما واجهت مشكلة استخدام ورق أثقل وزناً في منتصف بعض الملفات، بالإضافة إلى غياب مُعرّف موحّد للمرضى في بعض مجموعات السجلات.

الحلول

من خلال اعتماد الماسح الضوئي RICOH fi‑8950 وبرنامج File Stream، تمكنت الشركة من دمج حل يلبي احتياجاتها بكفاءة. وبفضل علاقتها الممتدة لأكثر من 12 عاماً مع File Stream، وبالاستفادة من مجموعة من ماسحات RICOH fi Series، استطاعت DataScan زيادة سرعات المسح مع الحفاظ على جودة صورة ممتازة بطريقة فعّالة، وذلك بفضل ميزات المسح الدفعي.
كما ساعد RICOH fi‑8950 في معالجة بعض المشكلات التي واجهتها الشركة بسبب تنوع أنواع المستندات، وذلك بفضل تغذية الورق الموثوقة في الماسح، واكتشاف الألوان تلقائياً، وإمكانية إزالة الانحشارات بسهولة. كما تحسّن إدارة المستندات الشاملة بفضل سعة ADF الكبيرة، والتشغيل الهادئ، وواجهة الاستخدام السهلة للماسح RICOH fi‑8950.

الفائدة

لقد أدى نجاح وفعالية الحل المكوّن من File Stream والماسح RICOH fi‑8950 إلى تجهيز DataScan جيداً للمشاريع المستقبلية، بما في ذلك خطة Digital for Care 2030 الطموحة في أيرلندا، والتي تتطلب جهداً كبيراً خلال السنوات القادمة لرقمنة جميع سجلات المرضى. وبينما سيتم تنفيذ جزء كبير من هذا العمل وفق مبدأ "من هذا اليوم فصاعداً"، ستعمل المستشفيات على رقمنة مجموعات محددة من السجلات حسب الحاجة — مثل الأمراض المزمنة، حيث من المهم تتبع تطور الحالة.
وقد عملت DataScan بالفعل مع مستشفيات إقليمية في أيرلندا لرقمنة مجموعات محددة من السجلات، بما في ذلك سجلات صحة المرأة والصحة الجنسية، ومن المرجح أن تخلق متطلبات HSE الجديدة المزيد من الفرص للشركة.

الخلاصة في نهاية المطاف، تمكنت DataScan من تعزيز قدراتها في إدارة المستندات من خلال الجمع بين برنامج File Stream وماسحات الصور RICOH، مما أتاح لها مسح مستندات معقدة بجودة عالية وبكميات كبيرة دون عناء.

مزيد من المعلومات

لمعرفة المزيد عن مجموعتنا الواسعة من ماسحات المستندات، يُرجى زيارة: https://www.pfu.ricoh.com/emea/

هل لديك مثال لدراسة حالة لمشاركتها؟

إذا كانت لديك دراسة حالة حول أحد ماسحاتنا وترغب في مشاركتها معنا، فلا تتردد في التواصل معنا – فنحن دائمًا نحب سماع آراء مجتمع شركائنا. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى فريق التسويق عبر marketing@pfu-emea.ricoh.com