OfficeCo

التحدي

كان التحدي الرئيسي الذي واجهته الشركة هو كيفية تحويل عملية يدوية ومعرضة للأخطاء إلى سير عمل آلي وقابل للتوسع. كما واجهت التحديات التشغيلية التالية:

عدم توفر رقم مرجعي للقضية في مرحلة المسح الضوئي، مما يعني أن البريد الوارد كان يفتقر غالباً إلى معرفات منظمة، وهو ما جعل التصنيف التلقائي أكثر صعوبة.
كانت تسمية المستندات وأرشفتها يدوياً تتطلب من الموظفين مسح المستندات بشكل فردي وتسمية الملفات يدوياً وتحميلها إلى نظام إدارة القضايا.
وجود مخاطر عالية للأرشفة الخاطئة، حيث يمكن لحرف واحد يتم إدخاله بشكل غير صحيح أن يتسبب في إسناد المستندات إلى القضية الخاطئة، مما يؤدي إلى مخاطر امتثال وإعادة عمل.
كانت عملية فصل المستندات تستغرق وقتاً طويلاً، إذ تحتوي كل قضية عادةً على عدة مستندات يجب فصلها وتنظيمها يدوياً مع الحفاظ على ترتيبها.

الحل

من خلال استخدام PaperStream Capture Pro Premium مع OfficeCo، تمكنت الشركة من تفعيل الأتمتة مباشرة عند نقطة المسح الضوئي. وقد تم تحسين العملية من خلال مزيج من الماسحات الضوئية والأجهزة متعددة الوظائف (MFD)، والتي أكملت الحل بفضل قدرة PaperStream Capture Pro Premium على العمل مع أي جهاز متوافق مع معيار TWAIN، بغض النظر عن العلامة التجارية.

وبالعمل مع OfficeCo، نفذت الشركة حلاً ذكياً لالتقاط البيانات مدعوماً بـ PaperStream Capture Pro Premium، مما أتاح الأتمتة مباشرة عند نقطة المسح الضوئي. وقد مكن هذا المزيج الشركة من معالجة التحديات الرئيسية من خلال مكونات سير العمل التالية:

1. فصل الدُفعات بحسب القضية

استخدام «ورقة الرقم المرجعي للقضية» مغلفة أثناء فرز البريد
إمكانية كتابة الأرقام المرجعية للقضايا (مثل AAA1111) باستخدام قلم قابل للمسح
عملت هذه الورقة كمحفز لفصل المستندات

2. التعرف على الكتابة اليدوية + التحقق

يتم الآن التقاط الأرقام المرجعية للقضايا باستخدام OCR المناطقي مع التعرف على الكتابة اليدوية
ضمنت قاعدة تحقق تعتمد على التعبيرات النمطية Regex اكتشاف الأخطاء وتصحيحها فوراً أثناء المسح

3. الفصل الآلي للمستندات

تقوم أوراق الفصل المزودة بالباركود بتقسيم المستندات داخل كل قضية
يضمن ذلك تجميع المستندات بشكل صحيح والحفاظ على ترتيب المسح الضوئي

4. التسمية الآلية للملفات

تتم الآن تسمية المستندات تلقائياً باستخدام الرقم المرجعي للقضية والعداد التسلسلي وحقول التاريخ/الوقت
ينتج عن ذلك مخرجات متسقة ومنظمة جاهزة للمعالجة اللاحقة

الفوائد

أدى الحل إلى تمكين الشركة من تحويل متطلبات مسح المستندات ذات الحجم الكبير إلى عملية قابلة للتوسع، وهو أمر بالغ الأهمية في قطاع يعتمد بشكل كبير على الامتثال. ومن خلال تحقيق مستويات أعلى من الدقة والكفاءة والشفافية بطريقة فعالة من حيث التكلفة وسهلة الاستخدام، تمكنت الشركة من تحديث سير عمل التقاط المستندات لديها بنجاح.

حققت شركة المحاماة المتخصصة في معاملات نقل الملكية العقارية نتائج مهمة من خلال الشراكة بين OfficeCo وPaperStream Capture Pro Premium، بما في ذلك:

مكاسب الكفاءة

إلغاء عمليات تسمية الملفات وفصل المستندات يدوياً
إتاحة المعالجة المجمعة لكميات كبيرة بدلاً من مسح كل مستند على حدة
تقليص عملية مسح المستندات الواردة من موظفين بدوام كامل يعملان من الساعة 09:00 حتى حوالي 13:30 إلى شخص واحد ينجز الفرز والمسح في حوالي ساعتين

تحسين الدقة

ضمنت قواعد Regex صحة الأرقام المرجعية للقضايا
تم اكتشاف الأخطاء أثناء المسح الضوئي وليس في المراحل اللاحقة
انخفاض كبير في عدد المستندات المؤرشفة بشكل خاطئ

سير عمل قابل للتوسع

ارتفع حجم معالجة المستندات بشكل كبير إلى ما يقارب 1000 مستند يومياً ويمكن إدارته بسهولة
يندمج عبء العمل المنظم بسلاسة مع أنظمة إدارة القضايا الحالية لتوسيع القدرة التشغيلية

حل فعال من حيث التكلفة

وفر بديلاً خفيفاً لحلول IDP وDMS التقليدية مع تقليل متطلبات العمالة
عزز البنية التحتية الحالية دون الحاجة إلى استبدال الأنظمة

عملية سهلة الاستخدام

عملية بسيطة وبديهية تعتمد على أدوات مألوفة مثل الأوراق المغلفة والباركود
لا تتطلب سوى تدريب محدود، مما يتيح اعتماداً سريعاً من قبل الفرق التشغيلية

الخلاصة

في نهاية المطاف، يجسد التحسين الذي حققته الشركة في معالجة المستندات ذات الحجم الكبير كيف يمكن لالتقاط البيانات الذكي أن يحول سير العمل القانوني اليدوي والمعرض للأخطاء إلى عمليات قابلة للتوسع. وفي البيئات المعتمدة على الامتثال، يعد التحقق عند نقطة الالتقاط أمراً بالغ الأهمية، وقد أثبتت النتائج أن الجمع بين المحفزات المادية البسيطة والبرمجيات المتقدمة يعد أساسياً لتقديم أتمتة عملية وفعالة.

إن استخدام مزيج من PaperStream Capture Pro Premium وأجهزة التقاط الصور المتوافقة مع معيار TWAIN، إلى جانب النهج الاستشاري الذي تتبعه OfficeCo، ضمن أن يحقق الحل تحسينات تشغيلية قابلة للقياس دون إضافة أي تعقيد. كما لعبت OfficeCo دوراً أساسياً في تحديد فرص تحسين سير العمل وتصميم حل عملي يركز على المستخدم والاستفادة من الإمكانات المتقدمة المتاحة في PaperStream Capture Pro.

تنزيل ملف PDF لدراسة الحالة الكاملة

هل لديك دراسة حالة ترغب في مشاركتها؟

إذا كان لديك مثال على استخدام أحد ماسحاتنا الضوئية وترغب في مشاركته معنا، فيرجى التواصل معنا. يسعدنا دائماً الاستماع إلى مجتمع شركائنا. البريد الإلكتروني: scannersales@pfu-emea.ricoh.com