Steigerung der digitalen Effizienz in der HR

HR-Abteilungen stehen täglich vor Herausforderungen durch papierbasierte Prozesse. PFU (EMEA) Limited und unabhängige DMS-Anbieter haben eine innovative Lösung entwickelt, die HR-Prozesse optimiert und die Papierabhängigkeit verringert.

Aktuelle Herausforderungen in nicht digitalisierten HR-Abteilungen

 

Verarbeitung von Informationen

Verwaltungsintensive, papiergestützte Systeme ziehen eine ineffiziente Aktenführung nach sich. Zentral gespeicherte Dateien hindern den Remotezugriff und sind ein Sicherheitsrisiko.

120
Tage pro Jahr verbringen KMUs mit Verwaltungsaufgaben1

Analyse und Einblicke

Die manuelle Analyse papiergestützter Daten braucht zu viel Zeit. Die manuelle Überwachung von Vielfalt, Lohntransparenz und Benchmarking zur Einhaltung der Vorschriften ist schwierig.

71 %
der HR-Manager tun sich schwer mit dem Aufrufen von Daten oder Analysen2

Verarbeitung und Speicherung von Mitarbeiterdaten

Papierbasierte Daten sind komplex und schwer zu verarbeiten. Speicher- und Zugriffsbeschränkungen machen den Umgang mit Daten mühsam, teuer und anfällig für menschliche Fehler.

21 %
der Produktivität eines Unternehmens geht aufgrund von Ineffizienzen bei der Informationsverwaltung verloren3

Kommunikation unter Mitarbeitenden

Die Versionskontrolle zu verwalten und Mitarbeitende über verschiedene Standorte hinweg auf dem Laufenden zu halten, ist schwierig.

74 %
der Mitarbeitenden fühlen sich nicht vernetzt4

 

1Sage SME Survey  2HR Review  3M-Files 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report  4Gallup

Kommen Ihnen diese Herausforderungen bekannt vor?

Hier erfahren Sie, wie eine digitale HR-Funktion effektive Lösungen bieten kann.

Datensätze aller Mitarbeitenden an einem Ort zentralisieren

 

Unsere Lösung für das Dokumentenmanagement bietet eine digitale Speicherung HR-bezogener Informationen in Ordnern von Mitarbeitenden, was die Zugänglichkeit und Organisation verbessert.

Dokumentenablage: Scannen Sie Dokumente im Handumdrehen direkt in Dokumentenmanagementsysteme mit digitalem Aktenschrank.

Optimierter Zugriff: Rufen Sie Datensätze von Mitarbeitenden schnell über ein digitales Verzeichnis ab, anstatt mühevoll physische Dateien durchsuchen zu müssen.

Optimierte Sicherheit: Schützen Sie vertrauliche Daten von Mitarbeitenden mit Verschlüsselung und sicheren Zugriffskontrollen, was die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sicherstellt.

Platzersparnis: Indem Sie Papierdokumente in digitale Formate konvertieren, haben Sie im Büro mehr Platz für andere Zwecke und sorgen für mehr Ordnung.

Optimierung von HR-Abläufen

Optimieren Sie die Verwaltung von Abläufen Ihrer Mitarbeitenden, indem Sie papierbasierte Prozesse vom Onboarding bis zum Offboarding digitalisieren und so die Effizienz und Produktivität steigern.

 

Onboarding von Mitarbeitenden

Onboarding von Mitarbeitenden

Digitalisieren Sie sämtliche Onboarding-Dokumente wie Verträge oder Ausweise, um eine schnelle und präzise Verarbeitung und einfachen Zugriff für neue Mitarbeitende sicherzustellen.

Verwaltung von Abwesenheiten

Verwaltung von Abwesenheiten

Konvertieren Sie papierbasierte Urlaubsanträge in digitale Formulare, was schnellere Genehmigungsprozesse und eine einfache Nachverfolgung der Urlaubsdaten ermöglicht.

Leistungsüberprüfungen

Leistungsüberprüfungen

Scannen und speichern Sie Dokumente zu Leistungsüberprüfungen. Erstellen Sie ein zentralisiertes, leicht zugängliches Verzeichnis und stellen Sie so sicher, dass die Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

Unterlagenverwaltung

Unterlagenverwaltung

Verwalten Sie von der Einstellung bis zur Rente den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeiterakten digital und stellen Sie sicher, dass alle Dokumente sicher gespeichert und leicht zugänglich sind.

 

Vorteile einer digitalen HR-Funktion

Steigern Sie die Effizienz, sparen Sie Platz, optimieren Sie die Sicherheit und leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit – mit unserem System für die umfassende digitale Dokumentenverwaltung.

  • Höhere Effizienz: Die Digitalisierung von Dokumenten beschleunigt die Verarbeitungszeit, ermöglicht schnelles Zugreifen und Abrufen und verringert die Zeit für die manuelle Dateneingabe.

  • Platzersparnis: Indem Sie Papierdokumente in digitale Formate konvertieren, brauchen Sie keine Aufbewahrungsmöglichkeiten vor Ort mehr und haben so im Büro mehr Platz für andere Zwecke.

  • Optimierte Sicherheit: Schützen Sie vertrauliche HR-Informationen mit dem sicheren digitalen Speicher, der das Risiko von Dokumentenverlust, Diebstahl oder Schäden im Vergleich zu Papierdokumenten reduziert.

  • Nachhaltigkeit: Reduzieren Sie den Papierverbrauch und leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit, indem Sie den Bedarf an Druckvorgängen und physischer Dokumentenbearbeitung minimieren.

  • Höhere Genauigkeit: Digitale Dokumente können indiziert und systematisch organisiert werden, was Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Ablage und Wiederauffindung reduziert.

Funktionen von Ricoh-Scannern für die HR

  • Hochwertiges Scannen: Digitalisieren Sie mühelos Papierdokumente mit unserer fortschrittlichen Scannertechnologie, die hochauflösende, durchsuchbare digitale Dateien gewährleistet.

  • DMS-Integration: Integrieren Sie gescannte Dokumente direkt in Ihr DMS, um von einfachem Speichern, Abrufen und Verwalten zu profitieren.

  • Automatisierte Workflows: Erstellen Sie automatisierte Workflows, die Dokumente an die richtigen Personen zur Genehmigung, Überprüfung oder weiteren Aktionen weiterleiten. Dies reduziert die fehleranfällige manuelle Bearbeitung.

  • Sicheres Dokumentenmanagement: Gewährleisten Sie die Vertraulichkeit und Integrität von HR-Dokumenten mit stabilen Sicherheitsfunktionen, darunter Zugriffssteuerelemente und Verschlüsselung.

  • Zugriff auf Mobilgeräten: Sie können mit Mobilgeräten von überall aus Dokumente aufrufen, verwalten und genehmigen, was die Flexibilität und Produktivität verbessert.