La misión del Dicasterio para la Comunicación es clara: transmitir los mensajes y las posiciones oficiales del Papa al mundo con precisión y fidelidad. En la base de esa misión se encuentra la integridad de las fuentes primarias.
El Dicasterio custodia siglos de documentos y fotografías históricos, volúmenes encuadernados raros, manuscritos envejecidos e imágenes de archivo únicas. Estos materiales constituyen la base de una información precisa. Sin embargo, el Dicasterio se enfrentaba a un desafío crítico. Necesitaba preservar estos valiosos materiales y, al mismo tiempo, ponerlos a disposición rápidamente de las organizaciones de medios de todo el mundo. En pocas palabras, debía lograr tanto la preservación como la accesibilidad, sin concesiones.
Fiabilidad. No solo funcionalidades.
Lo que el Dicasterio necesitaba no era simplemente capacidad de escaneo de documentos. Necesitaba una base operativa fiable a largo plazo.
Sus requisitos eran claros:
La solución que cumplía estos requisitos eran los escáneres de documentos de PFU: ScanSnap SV600 y la fi Series.
Permitiendo la preservación y la productividad simultáneamente
El ScanSnap SV600 digitaliza materiales encuadernados sin necesidad de desencuadernarlos. Captura documentos históricos delicados en alta definición sin ejercer estrés físico sobre los originales. Al mismo tiempo, la fi Series procesa grandes volúmenes de documentos de forma rápida y fiable, manteniendo un rendimiento constante y ofreciendo resultados de calidad de archivo.
Juntos, estos dispositivos forman una infraestructura operativa que permite al Dicasterio preservar el pasado mientras comunica en el presente.
Integrado como infraestructura principal
El Dicasterio pasó de un almacenamiento basado en papel a un archivo estructurado digitalmente, lo que permitió un modo de funcionamiento más basado en datos.
Los resultados incluyen:
Varios años después de la implementación, el ScanSnap SV600 y la fi Series siguen funcionando de forma fiable. Paralelamente, está en marcha una iniciativa integral de digitalización que abarca toda la biblioteca, incluida la digitalización de varios miles de fotografías. En el futuro, una selección de estas imágenes estará disponible en el sitio web, proporcionando un acceso más amplio a materiales que actualmente no están abiertos al público.
En concreto, mediante el uso de la aplicación de gestión documental ELO (un sistema empresarial de gestión documental) en combinación con la tecnología de Generación Aumentada por Recuperación (RAG), el Vaticano prevé escanear fotografías a 600 dpi para respaldar un archivado y una recuperación de información más avanzados.
“«Los escáneres de documentos de PFU son más que dispositivos. Forman parte de nuestra infraestructura operativa. Apoyan la preservación, la verificación y la comunicación—todo lo que hacemos.»”
— Dicasterio para la Comunicación, Ciudad del Vaticano
Lo que importa no es la eficiencia a corto plazo. Es la fiabilidad a largo plazo.
Este desafío no es exclusivo de una institución. Bibliotecas nacionales, archivos públicos, museos, universidades y organismos gubernamentales de todo el mundo se enfrentan a la misma realidad: gestionar materiales históricos al tiempo que entregan información precisa con rapidez.
No es preservación o acceso. Es preservación y acceso. PFU ofrece soluciones documentales consolidadas que permiten ambas cosas.
*Las imágenes mostradas son ilustrativas y pueden no representar las instalaciones reales por motivos de seguridad. Algunos detalles se han modificado para proteger la confidencialidad.
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«Los escáneres de documentos de PFU son más que dispositivos. Forman parte de nuestra infraestructura operativa. Apoyan la preservación, la verificación y la comunicación—todo lo que hacemos.»
— Dicasterio para la Comunicación, Ciudad del Vaticano
