Renforcer l’efficacité numérique de votre service RH

Les services RH, quelle que soit la taille de l'entreprise, font face quotidiennement à des défis liés aux processus manuels.

Pour répondre à ces enjeux, PFU (EMEA) Limited a développé une offre en collaboration avec des éditeurs de solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) pour accélérer la digitalisation des services RH en réduisant la dépendance au papier.

Les défis des fonctions RH non dématérialisées

 

Traitement de l'information

La dépendance au format papier pour le traitement administratif des données RH complexifie non seulement le processus de gestion, mais entraîne également des délais et couts supplémentaires, limitant l'efficacité opérationnelle.

120
 jours sont consacrés par an à l’administratif dans les PME1

Analyse de données

L'accès aux données conservées au format papier est chronophage et restreint considérablement la capacité à générer des rapports et des analyses de manière dynamique.

71 %
des responsables RH ont du mal à accéder aux données ou analyses2

Gestion et archivage des données employés

Le stockage papier des dossiers collaborateurs occupe de la place inutilement, rend difficile leur consultation et présente un risque pour la sécurité et la conservation des données.

Les entreprises perdent 21 %
de leur productivité à cause d’une gestion inefficace des informations3

Communication

Le partage d'informations papier complique la consultation et le traitement des données entre les différents services.

74 %
des employés se sentent déconnectés4

 

1Enquête Sage auprès des PME  2Enquête HR Review  3Rapport benchmark M-Files Intelligent Information Management, 2019  4Gallup

Faites-vous face à ces défis au quotidien?

Découvrez comment la numérisation des processus documentaires RH peut améliorer votre efficacité.

Centralisation des dossiers des employés

 

Notre solution facilite le stockage centralisé des informations relatives aux dossiers de vos employés, améliorant ainsi l’accessibilité et l’organisation.

Archivage simplifié: Numérisez facilement tous documents relatifs à vos employés et classez-les directement dans les dossiers RH de votre GED.

Accès rapide: Accédez instantanément à tout dossier d’employé depuis un référentiel numérique centralisé, éliminant ainsi le temps perdu à chercher dans des archives physiques.

Sécurité accrue: Protégez les informations sensibles grâce au chiffrement et aux contrôles d’accès sécurisés, en conformité avec les réglementations sur la protection des données (RGPD).

Gain d’espace: Libérez de l’espace de stockage physique en convertissant les documents papier au format numérique.

Simplifiez vos processus RH

Accélérez la digitalisation de vos processus documentaires, de l'onboarding à l'offboarding, en bénéficiant des meilleures technologies de numérisation et de GED.

 

Onboarding employés

Onboarding employés

Numérisez tous les documents d'onboarding, comme les contrats et les pièces d'identité, … pour assurer un traitement rapide et précis, tout en facilitant l'accès pour les collaborateurs RH.

Gestion des congés

Gestion des congés

Convertissez les demandes de congés papier au format numérique afin de permettre des processus d’approbation plus rapides et un suivi des registres de congés.

Entretiens annuels d’évaluation

Entretiens annuels d’évaluation

Scannez et stockez les documents d'évaluation pour créer un référentiel centralisé facilement accessible, garantissant ainsi que les dossiers collaborateurs soient exacts et à jour.

Gestion des dossiers

Gestion des dossiers

Gérez numériquement l’ensemble du cycle de vie des dossiers des employés, depuis le recrutement jusqu’au départ en retraite, pour garantir que tous les documents soient stockés en toute sécurité et facilement accessibles.

 

Avantages d’un service RH numérique

Améliorez la productivité de vos collaborateurs, libérez de l’espace, renforcez la sécurité et soutenez le développement durable.

  • Efficacité accrue: La numérisation accélère le traitement, l’accès et la récupération des documents, tout en réduisant le temps passé à la saisie manuelle des données.

  • Gain de place: Convertir les documents papier en format numérique permet de libérer de l’espace de stockage physique, que vous pouvez utiliser à d’autres fins.

  • Sécurité renforcée: Le stockage numérique sécurisé protège mieux les informations sensibles par rapport à une conservation papier, diminuant les risques de perte, de vol ou de dommages.

  • Développement durable: En réduisant l’utilisation de papier, vous contribuez à la durabilité en limitant les besoins d’impression et de traitement de documents physiques.

  • Précision renforcée: L’indexation et l’organisation systématique des documents numériques minimisent les erreurs d’archivage et de récupération manuels.

Fonctionnalités des scanners Ricoh pour les services RH

  • Numérisation de qualité: Numérisez facilement vos documents papier grâce à notre technologie avancée délivrant des fichiers numériques haute résolution.

  • Intégration GED: Classez vos documents numérisés directement dans votre système de gestion des documents (GED) pour en faciliter leur conservation, recherche et leur gestion.

  • Workflows automatisés: Délivrez tous documents RH vers les personnes appropriées pour des tâches de vérification et de validation, réduisant ainsi le temps de traitement.

  • Gestion des documents sécurisée: Assurez la confidentialité et l’intégrité des documents RH à l’aide de fonctionnalités de sécurité robustes, notamment le contrôle d’accès et le chiffrement.

  • Accès mobile: Accédez, gérez et approuvez vos documents, en tout lieu et à tout moment, depuis votre appareil mobile (Smartphone, Tablet) pour plus de flexibilité et de productivité.