Les services RH, quelle que soit la taille de l'entreprise, font face quotidiennement à des défis liés aux processus manuels.
Pour répondre à ces enjeux, PFU (EMEA) Limited a développé une offre en collaboration avec des éditeurs de solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) pour accélérer la digitalisation des services RH en réduisant la dépendance au papier.
Traitement de l'informationLa dépendance au format papier pour le traitement administratif des données RH complexifie non seulement le processus de gestion, mais entraîne également des délais et couts supplémentaires, limitant l'efficacité opérationnelle. | 120 | |
Analyse de donnéesL'accès aux données conservées au format papier est chronophage et restreint considérablement la capacité à générer des rapports et des analyses de manière dynamique. | 71 % | |
Gestion et archivage des données employésLe stockage papier des dossiers collaborateurs occupe de la place inutilement, rend difficile leur consultation et présente un risque pour la sécurité et la conservation des données. | Les entreprises perdent 21 % | |
CommunicationLe partage d'informations papier complique la consultation et le traitement des données entre les différents services. | 74 % |
1Enquête Sage auprès des PME 2Enquête HR Review 3Rapport benchmark M-Files Intelligent Information Management, 2019 4Gallup
Notre solution facilite le stockage centralisé des informations relatives aux dossiers de vos employés, améliorant ainsi l’accessibilité et l’organisation.
Archivage simplifié: Numérisez facilement tous documents relatifs à vos employés et classez-les directement dans les dossiers RH de votre GED.
Accès rapide: Accédez instantanément à tout dossier d’employé depuis un référentiel numérique centralisé, éliminant ainsi le temps perdu à chercher dans des archives physiques.
Sécurité accrue: Protégez les informations sensibles grâce au chiffrement et aux contrôles d’accès sécurisés, en conformité avec les réglementations sur la protection des données (RGPD).
Gain d’espace: Libérez de l’espace de stockage physique en convertissant les documents papier au format numérique.
Accélérez la digitalisation de vos processus documentaires, de l'onboarding à l'offboarding, en bénéficiant des meilleures technologies de numérisation et de GED.
Numérisez tous les documents d'onboarding, comme les contrats et les pièces d'identité, … pour assurer un traitement rapide et précis, tout en facilitant l'accès pour les collaborateurs RH.
Convertissez les demandes de congés papier au format numérique afin de permettre des processus d’approbation plus rapides et un suivi des registres de congés.
Scannez et stockez les documents d'évaluation pour créer un référentiel centralisé facilement accessible, garantissant ainsi que les dossiers collaborateurs soient exacts et à jour.
Gérez numériquement l’ensemble du cycle de vie des dossiers des employés, depuis le recrutement jusqu’au départ en retraite, pour garantir que tous les documents soient stockés en toute sécurité et facilement accessibles.
Améliorez la productivité de vos collaborateurs, libérez de l’espace, renforcez la sécurité et soutenez le développement durable.
Efficacité accrue: La numérisation accélère le traitement, l’accès et la récupération des documents, tout en réduisant le temps passé à la saisie manuelle des données.
Gain de place: Convertir les documents papier en format numérique permet de libérer de l’espace de stockage physique, que vous pouvez utiliser à d’autres fins.
Sécurité renforcée: Le stockage numérique sécurisé protège mieux les informations sensibles par rapport à une conservation papier, diminuant les risques de perte, de vol ou de dommages.
Développement durable: En réduisant l’utilisation de papier, vous contribuez à la durabilité en limitant les besoins d’impression et de traitement de documents physiques.
Précision renforcée: L’indexation et l’organisation systématique des documents numériques minimisent les erreurs d’archivage et de récupération manuels.
Numérisation de qualité: Numérisez facilement vos documents papier grâce à notre technologie avancée délivrant des fichiers numériques haute résolution.
Intégration GED: Classez vos documents numérisés directement dans votre système de gestion des documents (GED) pour en faciliter leur conservation, recherche et leur gestion.
Workflows automatisés: Délivrez tous documents RH vers les personnes appropriées pour des tâches de vérification et de validation, réduisant ainsi le temps de traitement.
Gestion des documents sécurisée: Assurez la confidentialité et l’intégrité des documents RH à l’aide de fonctionnalités de sécurité robustes, notamment le contrôle d’accès et le chiffrement.
Accès mobile: Accédez, gérez et approuvez vos documents, en tout lieu et à tout moment, depuis votre appareil mobile (Smartphone, Tablet) pour plus de flexibilité et de productivité.
Tirant parti de 32 brevets, le tout nouveau fi-8170 prend en charge la capture distribuée pour les services RH utilisant beaucoup de papier et facilite le partage fluide de documents au sein de l’entreprise.
Doté d’un écran tactile couleur de 10,9 cm et de l’application DirectScan, le fi-8040 réunit connectivité polyvalente, expérience utilisateur intuitive et qualité d’image de pointe. Les services RH peuvent scanner directement vers les workflows ou les adresses mail, simplifier l’intégration des recrues et la conservation des dossiers, et économiser du temps et de l’effort.
Optimisé pour les besoins RH importants, le fi-8930 est doté d’un chargeur automatique de documents à 750 feuilles et d’une vitesse élevée de 130 ppm. Il est conçu pour numériser en continu de grands volumes de documents RH, tels que les fichiers employés, les documents relatifs aux avantages sociaux et les dossiers de conformité.
Offrant une numérisation de documents rapide et de qualité avec une interface conviviale, le ScanSnap iX1600 est parfait pour les services RH. Ses fonctionnalités avancées, notamment les profils personnalisables, l’intégration cloud et le logiciel tout-en-un ScanSnap Home, simplifient les workflows RH, améliorent l’organisation des données, ainsi que l’efficacité globale.