Клиент

Datascan Document Services была основана в 1993 году и изначально называлась Papertrace. Компания была создана для обработки данных о продажах и возвратах для ирландской газетной и полиграфической отрасли. В 2009 году она открыла собственное Document Services Bureau, продолжая при этом предоставлять услуги по обработке данных для сектора печатных СМИ. Сегодня успешное Document Services Bureau обслуживает потребности клиентов в управлении документами — от крупных предприятий до малого и среднего бизнеса. Обслуживаемые отрасли включают первичную медицинскую помощь, консультантов больниц, юридические, финансовые и страховые услуги, а также организации из всех сегментов ирландской промышленности.   Продукт RICOH fi-8950

Задачи

Компания искала решение для оптимизации процессов управления документами. С 2009 года она использовала программное обеспечение, широко распространённое в Ирландии. Хотя это ПО было надёжным, оно больше подходило для массовой обработки структурированных и полуструктурированных форм. Поскольку DataScan в то время была гораздо меньшим бюро, ей требовалось гибкое ПО, способное работать с множеством форматов документов, а не только с аккуратными унифицированными формами. Также требовалось решение, которое отвечало бы всем требованиям по шифрованию и другим полезным функциям.
Поскольку состояние некоторых документов было неудовлетворительным, компании нужно было решение, способное эффективно сканировать широкий спектр типов документов и разноцветных форм. Дополнительной проблемой было использование более плотной бумаги в середине некоторых карт и отсутствие единого идентификатора пациента в отдельных группах записей.

Решения

Благодаря внедрению сканера RICOH fi-8950 и программного обеспечения File Stream компания смогла интегрировать решение, эффективно удовлетворяющее её потребности. Используя более чем 12‑летние отношения с File Stream и комбинацию сканеров RICOH fi Series, DataScan удалось увеличить скорость сканирования и при этом обеспечить превосходное качество изображения — благодаря функциям пакетного сканирования.
RICOH fi‑8950 также помог решить ряд проблем, связанных с разнообразием типов документов, благодаря надёжной подаче бумаги, автоматическому определению цвета и возможности легко устранять замятия. Сквозное управление документами было дополнительно улучшено благодаря большой ёмкости ADF, тихой работе и удобному интерфейсу RICOH fi‑8950

Преимущества

Успех и эффективность решения, основанного на File Stream и сканере RICOH fi‑8950, означают, что DataScan хорошо подготовлена к будущим проектам, включая амбициозный ирландский план Digital for Care 2030, предполагающий огромный объём работ по оцифровке всех медицинских записей в ближайшие годы. Хотя большая часть этой работы будет выполняться по принципу «с сегодняшнего дня вперёд», больницы будут оцифровывать отдельные подмножества записей по мере необходимости — например, при хронических заболеваниях, где важно отслеживать динамику состояния.
DataScan уже сотрудничала с региональными больницами Ирландии в проектах по оцифровке отдельных групп записей, включая документы по женскому здоровью и сексуальному здоровью. Новые требования HSE, вероятно, создадут дополнительные возможности для компании.

Заключение В конечном итоге DataScan смогла улучшить свои возможности в области управления документами благодаря сочетанию программного обеспечения File Stream и сканеров изображений RICOH, обеспечивая беспрепятственное сканирование сложной документации в высоком качестве и больших объёмах.

Дополнительная информация

Чтобы узнать больше о нашем широком ассортименте сканеров документов, посетите: https://www.pfu.ricoh.com/emea/

Есть пример кейсового исследования для публикации?

Если у вас есть кейсовое исследование об использовании одного из наших сканеров, которым вы хотите поделиться, пожалуйста, свяжитесь с нами — мы всегда рады услышать представителей нашего партнёрского сообщества. Напишите команде маркетинга по адресу marketing@pfu-emea.ricoh.com