Решение

Используя сочетание PaperStream Capture Pro Premium и OfficeCo, фирма смогла внедрить автоматизацию непосредственно в точке сканирования. Процесс был оптимизирован за счет сочетания сканеров и многофункциональных устройств (МФУ), которые эффективно дополнили решение благодаря возможности использования PaperStream Capture Pro Premium с любым устройством, совместимым со стандартом TWAIN, независимо от производителя.

Работая совместно с OfficeCo, фирма внедрила интеллектуальное решение для захвата данных на базе PaperStream Capture Pro Premium, обеспечив автоматизацию непосредственно в точке сканирования. Это сочетание позволило решить основные задачи благодаря следующим компонентам рабочего процесса:

2. Распознавание рукописного текста + Проверка

• Номера дел теперь распознаются с помощью зонального OCR с поддержкой распознавания рукописного текста
• Правило проверки по регулярному выражению обеспечивало немедленное обнаружение и исправление ошибок на этапе сканирования

3. Автоматическое разделение документов

• Разделительные листы со штрихкодами разделяли документы внутри каждого Дела
• Это обеспечивало правильную группировку документов и сохранение порядка сканирования

4. Автоматическое присвоение имен файлам

• Документам автоматически присваиваются имена с использованием Номера дела, порядкового счетчика и полей даты/времени
• Это обеспечивает единообразный и структурированный результат, готовый для дальнейшей обработки

Преимущества

Решение позволило фирме преобразовать процесс сканирования больших объемов документов в масштабируемый процесс, что имеет решающее значение для отрасли с высокими требованиями к соблюдению нормативных требований. Благодаря повышению точности, эффективности и прозрачности при одновременном сохранении экономичности и удобства использования фирма смогла успешно модернизировать свои процессы захвата документов.

Юридическая фирма, специализирующаяся на сопровождении сделок с недвижимостью, достигла значительных результатов благодаря сотрудничеству OfficeCo и PaperStream Capture Pro Premium, включая:

Повышение эффективности

• Исключено ручное присвоение имен файлам и ручное разделение документов
• Внедрена высокопроизводительная пакетная обработка вместо сканирования каждого документа по отдельности
• Процесс сканирования входящих документов был сокращен с участия двух штатных сотрудников, работавших с 09:00 до примерно 13:30, до одного сотрудника, выполняющего сортировку и сканирование примерно за два часа

Повышение точности

• Проверка по регулярным выражениям обеспечила корректность Номеров дел
• Ошибки обнаруживались непосредственно во время сканирования, а не на последующих этапах обработки
• Значительно сократилось количество неправильно размещенных документов

Масштабируемый рабочий процесс

• Объем обрабатываемых документов существенно вырос и достиг примерно 1 000 документов в день, при этом остается легко управляемым
• Структурированная рабочая нагрузка бесшовно интегрируется с существующими системами управления делами для увеличения производительности

Экономически эффективное решение

• Предоставило облегчённую альтернативу традиционным решениям IDP и DMS, одновременно сокращая трудозатраты
• Улучшило существующую инфраструктуру без необходимости замены систем

Удобный для пользователей процесс

• Простой и интуитивно понятный процесс с использованием привычных инструментов (ламинированных листов и штрихкодов)
• Теперь требуется минимальное обучение, что обеспечивает быстрое внедрение решения операционными командами

Заключение В конечном итоге оптимизация обработки больших объемов документов, достигнутая фирмой, наглядно демонстрирует, как интеллектуальный захват данных может преобразовать ручные и подверженные ошибкам юридические процессы в масштабируемые рабочие процессы. В средах, ориентированных на соблюдение нормативных требований, проверка данных непосредственно в момент захвата имеет критически важное значение, а результаты фирмы подтверждают, что сочетание простых физических триггеров и современного программного обеспечения является ключом к созданию мощной и практичной автоматизации. Использование сочетания PaperStream Capture Pro Premium и устройств захвата изображений, совместимых со стандартом TWAIN, вместе с консультационным подходом OfficeCo обеспечило достижение измеримых операционных улучшений без добавления излишней сложности. OfficeCo сыграла ключевую роль в выявлении возможностей повышения эффективности рабочих процессов, проектировании практичного решения, ориентированного на пользователя, и использовании расширенных возможностей PaperStream Capture Pro.

Скачать полный текст примера в формате PDF

Узнайте больше о PaperStream Capture Pro & Pro Premium