Der Kunde

Die Abteilung International Trade Business Operations Department No.2 der MIZUHO Bank, Ltd. spielt eine zentrale Rolle im internationalen Handelsgeschäft der MIZUHO Bank. Die Abteilung unterstützt reibungslose Handelsgeschäfte und die Risikominderung bei Auslandstransaktionen, indem sie spezialisierte Dienstleistungen im internationalen Handelsgeschäft anbietet, um die vielfältigen Bedürfnisse eines breiten Kundenspektrums zu erfüllen – von Privatpersonen über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zu Großkonzernen.

Es ist eine internationale Geschäftspraxis, einige der an Handelsgeschäften beteiligten Dokumente als Papieroriginale und nicht in digitalem Format auszutauschen. Das International Trade Business Operations Department No.2 der MIZUHO Bank, Ltd. verfolgte das Ziel, papierlos zu arbeiten, indem Papieroriginale gescannt und auf einem Monitor oder einem ähnlichen Gerät angezeigt werden.

Die Herausforderungen

Die MIZUHO Bank verfügt über umfangreiche Erfahrung im Umgang mit Papierdokumenten und war verständlicherweise besorgt über den Übergang von Papier zu digitalen Daten. Die Bank suchte nach einem optimalen Zweitdisplay, um Dokumente mit reduziertem Blaulicht anzuzeigen, da dieses für die Augen schädlich sein kann.

Die Lösungen

Der RICOH Portable Monitor ist schlank, leicht und einfach zu transportieren. Er kann wie Papier flach hingelegt werden, was einen reibungslosen Übergang zur papierlosen Arbeitsweise erleichtert. A4‑Dokumente können vertikal angezeigt werden, sodass die Seite vollständig sichtbar ist, und selbst handschriftlicher Text ist klar erkennbar, was zur Verbesserung der Arbeitseffizienz beiträgt. Darüber hinaus trägt das Display mit reduziertem Blaulicht zur Verringerung der Augenbelastung bei.

Wichtige Merkmale:

• Sehr hohe Sichtbarkeit dank OLED‑Technologie
• Hochformat‑Darstellung wird unterstützt
• Ultraleichtes Gehäuse für einfachen Transport
• Eye Care Display zertifiziert, hilft die Augenbelastung zu reduziere

Hintergrund

Bei einem Handelsgeschäft müssen zahlreiche Dokumente bearbeitet werden. Neben Verträgen zwischen Importeuren und Exporteuren sind auch inländische und ausländische Transportunternehmen sowie Versicherungsgesellschaften am Handel beteiligt, und es werden viele Dokumente ausgetauscht. Es ist eine internationale Handelspraxis, Dokumente als Papieroriginale zu übermitteln, und die MIZUHO Bank erhält und verarbeitet eine große Menge an Papierdokumenten wie Rechnungen, B/Ls (Konnossemente) und I/Ps (Versicherungspolicen). Dadurch war es schwierig, die Arbeitslast bei der Prüfung der Dokumenteninhalte aufzuteilen, und die Eingabe in das System führte zu langen Wartezeiten. Zudem erfordern Papieroriginale eine sorgfältige Handhabung und Lagerung.

Die Bank führte einen Hochgeschwindigkeitsscanner ein, um papierlos zu arbeiten und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Allerdings gab es ein Problem mit kleiner Schrift, wenn PDF‑Dokumente auf einem Computerbildschirm angezeigt wurden. Da die Nutzung eines großen Monitors ein Gefühl von Enge und Ermüdung verursachen würde, interessierte sich die Bank für den RICOH Portable Monitor, der ebenso einfach zu verwenden ist. Zu den Gründen für die Einführung des RICOH Portable Monitor gehören die Schärfe, mit der selbst kleine Buchstaben klar erkennbar sind, sowie die Tatsache, dass er auch nach langen Arbeitsstunden keine Augenmüdigkeit verursacht. Darüber hinaus entspricht die Größe des Monitors nahezu A4‑Dokumenten und ermöglicht deren Anzeige im Hochformat.

Das Ergebnis

Derzeit sind 140 Geräte installiert und werden hauptsächlich für rechtliche Prüfungsarbeiten verwendet. Dokumente werden in PDF umgewandelt, auf den Server hochgeladen und anschließend auf dem RICOH Portable Monitor angezeigt, damit jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter daran arbeiten kann. Als der Monitor erstmals eingeführt wurde, ging die Bank davon aus, dass er in einer festen Position genutzt würde. In der Praxis wird er jedoch flexibel eingesetzt – beispielsweise flach auf dem Schreibtisch liegend, mitgenommen zu Besprechungen oder zur gemeinsamen Dokumentenansicht genutzt.

In der Vergangenheit war es aufgrund der Nutzung von Originaldokumenten schwierig, die Arbeit effizient aufzuteilen. Durch die Umwandlung der Dokumente in Daten und deren gemeinsame Nutzung auf dem Server kann nun jede Person sie auf dem RICOH Portable Monitor anzeigen und mit ihrer Arbeit fortfahren. Dies hat die Produktivität verbessert, da jeder Prozess gleichzeitig voranschreiten kann.

Viele Mitarbeitende berichten, dass die Anspannung beim Umgang mit Originaldokumenten und der Druck der Nachbearbeitung abgenommen haben, wodurch es ihnen leichter fällt, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, und dass das papierlose System wie gewünscht genutzt wird.

Zukünftige Nutzung

Künftig plant die MIZUHO Bank, RICOH Portable Monitors als Display für Dokumentenprüfung, Abwicklung und Remote‑Arbeit einzusetzen. Die MIZUHO Bank erwägt außerdem, im Büro für International Trade Business, wo viele Dokumente anfallen, zwei RICOH Portable Monitors pro PC zu verwenden.