Die Mission des Dikasteriums für Kommunikation ist klar: die Botschaften und offiziellen Positionen des Papstes weltweit präzise und zuverlässig zu übermitteln. Die Grundlage dieser Mission bildet die Integrität der Primärquellen.
Das Dikasterium bewahrt jahrhundertealte historische Dokumente und Fotografien, seltene gebundene Bände, alternde Manuskripte und einzigartige Archivbilder. Diese Materialien bilden die Grundlage einer präzisen Berichterstattung. Dennoch stand das Dikasterium vor einer entscheidenden Herausforderung. Es musste diese wertvollen Materialien bewahren und gleichzeitig schnell für Medienorganisationen weltweit zugänglich machen. Kurz gesagt, musste es sowohl die Bewahrung als auch die Zugänglichkeit sicherstellen – ohne Kompromisse.
Zuverlässigkeit. Nicht nur Funktionen.
Was das Dikasterium benötigte, war nicht nur die Fähigkeit zur Dokumentenerfassung. Es benötigte eine zuverlässige, langfristige betriebliche Grundlage.
Die Anforderungen waren klar:
Die Lösung, die diese Anforderungen erfüllte, waren die Dokumentenscanner von PFU: der ScanSnap SV600 und die fi Series.
Ermöglicht Bewahrung und Produktivität gleichzeitig
Der ScanSnap SV600 digitalisiert gebundene Materialien ohne sie aufzutrennen. Er erfasst empfindliche historische Dokumente in hoher Auflösung ohne physische Belastung der Originale. Gleichzeitig verarbeitet die fi Series große Dokumentenmengen schnell und zuverlässig und gewährleistet eine gleichbleibende Leistung bei archivfähiger Ausgabe.
Zusammen bilden diese Geräte eine operative Infrastruktur, die es dem Dikasterium ermöglicht, die Vergangenheit zu bewahren und gleichzeitig in der Gegenwart zu kommunizieren.
Als Kerninfrastruktur eingebettet
Das Dikasterium wechselte von papierbasierter Speicherung zu einem digital strukturierten Archiv und ermöglichte so eine stärker datenorientierte Arbeitsweise.
Die Ergebnisse umfassen:
Mehrere Jahre nach der Implementierung arbeiten der ScanSnap SV600 und die fi Series weiterhin zuverlässig. Parallel dazu läuft eine umfassende Digitalisierungsinitiative für die gesamte Bibliothek, einschließlich der Digitalisierung mehrerer tausend Fotografien. In Zukunft wird eine Auswahl dieser Bilder auf der Website verfügbar gemacht und ermöglicht einen breiteren Zugang zu Materialien, die derzeit nicht öffentlich zugänglich sind.
Konkret plant der Vatikan durch die Nutzung der ELO-Dokumentenmanagement-Anwendung (ein unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem) in Kombination mit der Retrieval-Augmented Generation (RAG) Technologie, Fotografien mit 600 dpi zu scannen, um fortschrittlichere Archivierungs- und Informationsabrufprozesse zu unterstützen.
„Die Dokumentenscanner von PFU sind mehr als nur Geräte. Sie sind Teil unserer operativen Infrastruktur. Sie unterstützen Bewahrung, Verifizierung und Kommunikation – alles, was wir tun.“
— Dikasterium für Kommunikation, Vatikanstadt
Was zählt, ist nicht kurzfristige Effizienz. Es ist langfristige Zuverlässigkeit.
Diese Herausforderung ist nicht einzigartig für eine einzelne Institution. Nationale Bibliotheken, öffentliche Archive, Museen, Universitäten und Regierungsbehörden weltweit stehen vor derselben Realität: historische Materialien verwalten und gleichzeitig präzise Informationen schnell bereitstellen.
Es geht nicht um Bewahrung oder Zugang. Es geht um Bewahrung und Zugang. PFU bietet bewährte Dokumentenlösungen, die beides ermöglichen.
*Die dargestellten Bilder dienen nur zur Veranschaulichung und repräsentieren aus Sicherheitsgründen möglicherweise nicht die tatsächlichen Einrichtungen. Einige Details wurden zum Schutz der Vertraulichkeit geändert.
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„Die Dokumentenscanner von PFU sind mehr als nur Geräte. Sie sind Teil unserer operativen Infrastruktur. Sie unterstützen Bewahrung, Verifizierung und Kommunikation – alles, was wir tun.“
— Dikasterium für Kommunikation, Vatikanstadt
