El Cliente
El International Trade Business Operations Department No.2 de MIZUHO Bank, Ltd. desempeña un papel central en el negocio de comercio internacional de MIZUHO Bank. El departamento respalda transacciones comerciales fluidas y la mitigación de riesgos en operaciones internacionales, proporcionando servicios especializados de comercio exterior para satisfacer las diversas necesidades de una amplia gama de clientes, desde particulares hasta pequeñas y medianas empresas y grandes corporaciones.
Es una práctica habitual en el comercio internacional intercambiar algunos de los documentos relacionados con las transacciones comerciales en formato original en papel en lugar de formato digital. El International Trade Business Operations Department No.2 de MIZUHO Bank, Ltd. tenía como objetivo eliminar el uso de papel digitalizando los documentos originales y mostrándolos en un monitor u otro dispositivo similar.
Los Desafíos
MIZUHO Bank tiene una amplia experiencia trabajando con documentos en papel y, comprensiblemente, estaba preocupada por la transición del papel a los datos digitales. El banco buscaba una pantalla secundaria óptima para visualizar documentos con luz azul reducida, ya que esta puede ser perjudicial para los ojos.
Las Soluciones
El RICOH Portable Monitor es delgado, ligero y fácil de transportar. Puede colocarse completamente plano como si fuera papel, lo que facilita una transición fluida hacia un entorno sin papel. Los documentos A4 pueden mostrarse en vertical, mostrando la página completa, y hasta el texto manuscrito se ve con claridad, lo que ayuda a mejorar la eficiencia del trabajo. Además, la reducción de luz azul contribuye a disminuir la fatiga visual.
Características Clave:
- Muy alta visibilidad gracias a la tecnología OLED
- Compatible con visualización en orientación vertical
- Cuerpo ultraligero que facilita su transporte
- Certificación Eye Care Display, que ayuda a reducir la fatiga visua
Antecedentes
En una transacción comercial se debe gestionar una gran cantidad de documentos. Además de los contratos entre importadores y exportadores, también participan transportistas nacionales e internacionales y compañías de seguros, lo que implica el intercambio de numerosos documentos. Es una práctica comercial internacional entregar documentos en formato original en papel, y MIZUHO Bank recibe y procesa una gran cantidad de documentos en papel, como facturas, B/L (conocimientos de embarque) e I/P (pólizas de seguro). Como resultado, era difícil dividir la carga de trabajo al revisar el contenido de los documentos, y la introducción de datos en el sistema generaba largos tiempos de espera. Además, los documentos originales en papel requieren un manejo y almacenamiento cuidadosos.
El banco introdujo un escáner de alta velocidad con el objetivo de eliminar el uso de papel y mejorar la eficiencia operativa, pero surgió un problema con el tamaño reducido del texto al visualizar documentos PDF en la pantalla del ordenador. Dado que utilizar un monitor grande generaría una sensación de presión y fatiga, el banco se interesó por el RICOH Portable Monitor, que resulta igual de fácil de usar. Entre las razones para adoptar el RICOH Portable Monitor se encuentran la nitidez con la que incluso las letras pequeñas pueden verse claramente y el hecho de que no provoca fatiga ocular incluso después de largas horas de trabajo. Además, el tamaño del monitor es similar al de los documentos A4 y permite visualizarlos en vertical.
El Resultado
Actualmente, se han instalado 140 unidades, que se utilizan principalmente para trabajos de inspección legal. Los documentos se convierten a PDF, se cargan en el servidor y luego se muestran en el RICOH Portable Monitor para que cada empleado pueda trabajar con ellos. Cuando se introdujo el monitor por primera vez, el banco asumió que se utilizaría en una posición fija, pero en la práctica se está utilizando de forma flexible, de la manera más cómoda para los empleados: colocándolo plano sobre el escritorio, llevándolo a reuniones o utilizándolo para compartir documentos.
En el pasado, era difícil dividir el trabajo de manera eficiente debido al uso de documentos originales, pero al convertir los documentos en datos y compartirlos en el servidor, ahora cada persona puede mostrarlos en el RICOH Portable Monitor y continuar con su trabajo. Esto ha mejorado la productividad al permitir que cada proceso avance simultáneamente.
Muchos empleados afirman que la tensión de manejar documentos originales y la presión del posprocesamiento se han reducido, lo que les facilita concentrarse en su trabajo, y que el sistema sin papel se está utilizando tal como esperaban.
Uso Futuro
En el futuro, MIZUHO Bank planea utilizar los RICOH Portable Monitors como pantalla para la revisión de documentos, la liquidación y el trabajo remoto. MIZUHO Bank también está considerando utilizar dos RICOH Portable Monitors por cada PC en la oficina de International Trade Business, donde se gestionan numerosos documentos.
