Il Cliente
L’International Trade Business Operations Department No.2 di MIZUHO Bank, Ltd. svolge un ruolo centrale nelle attività di commercio internazionale di MIZUHO Bank. Il dipartimento supporta transazioni commerciali fluide e la mitigazione dei rischi nelle operazioni all’estero, fornendo servizi specializzati nel commercio internazionale per soddisfare le diverse esigenze di un’ampia gamma di clienti, dai privati alle piccole e medie imprese fino alle grandi aziende.
È una pratica commerciale internazionale scambiare alcuni dei documenti coinvolti nelle transazioni commerciali in formato cartaceo originale anziché in formato digitale. L’International Trade Business Operations Department No.2 di MIZUHO Bank, Ltd. mirava a eliminare l’uso della carta digitalizzando gli originali cartacei e visualizzandoli su un monitor o un dispositivo simile.
Le Sfide
MIZUHO Bank ha una notevole esperienza nel lavoro con documenti cartacei ed era comprensibilmente preoccupata per la transizione dalla carta ai dati digitali. La banca cercava un display secondario ottimale per visualizzare documenti con luce blu ridotta, poiché questa può essere dannosa per gli occhi.
Le Soluzioni
Il RICOH Portable Monitor è sottile, leggero e facile da trasportare. Può essere posizionato completamente piatto come un foglio di carta, facilitando una transizione fluida verso un ambiente senza carta. I documenti in formato A4 possono essere visualizzati in verticale, mostrando l’intera pagina, e anche il testo scritto a mano risulta chiaramente leggibile, contribuendo a migliorare l’efficienza del lavoro. Inoltre, il display a luce blu ridotta aiuta a diminuire l’affaticamento visivo
Caratteristiche Principali:
- Visibilità molto elevata grazie alla tecnologia OLED
- Supporto per la visualizzazione in modalità verticale
- Corpo ultraleggero che facilita il trasporto
- Certificazione Eye Care Display, che contribuisce a ridurre l’affaticamento degli occhi
Contesto
Una transazione commerciale richiede la gestione di un gran numero di documenti. Oltre ai contratti tra importatori ed esportatori, sono coinvolti anche vettori nazionali e internazionali e compagnie assicurative, con conseguente scambio di numerosi documenti. È una pratica commerciale internazionale consegnare documenti in formato cartaceo originale, e MIZUHO Bank riceve ed elabora una grande quantità di documenti cartacei come fatture, B/L (polizze di carico) e I/P (polizze assicurative). Di conseguenza, era difficile suddividere il carico di lavoro durante la verifica del contenuto dei documenti, e l’inserimento dei dati nel sistema comportava lunghi tempi di attesa. Inoltre, gli originali cartacei richiedono una gestione e una conservazione accurata.
La banca ha introdotto uno scanner ad alta velocità con l’obiettivo di eliminare l’uso della carta e migliorare l’efficienza operativa, ma è sorto un problema relativo alla dimensione ridotta del testo durante la visualizzazione dei documenti PDF sullo schermo del computer. Poiché l’utilizzo di un monitor di grandi dimensioni avrebbe causato una sensazione di oppressione e affaticamento, la banca si è interessata al RICOH Portable Monitor, altrettanto semplice da utilizzare. Le ragioni che hanno portato all’adozione del RICOH Portable Monitor includono la nitidezza con cui anche i caratteri più piccoli risultano chiaramente leggibili e il fatto che non provoca affaticamento visivo nemmeno dopo molte ore di lavoro. Inoltre, le dimensioni del monitor sono simili a quelle dei documenti A4 e consentono la visualizzazione in verticale.
Il Risultato
Attualmente sono state installate 140 unità, utilizzate principalmente per attività di ispezione legale. I documenti vengono convertiti in PDF, caricati sul server e poi visualizzati sul RICOH Portable Monitor affinché ogni dipendente possa lavorarci. Quando il monitor è stato introdotto per la prima volta, la banca presumeva che sarebbe stato utilizzato in una posizione fissa, ma in realtà viene impiegato in modo flessibile, nel modo più comodo per i dipendenti: posizionato piatto sulla scrivania, portato alle riunioni o utilizzato per condividere documenti.
In passato, era difficile suddividere il lavoro in modo efficiente a causa dell’uso di documenti originali, ma convertendo i documenti in dati e condividendoli sul server, ora ogni persona può visualizzarli sul RICOH Portable Monitor e procedere con il proprio lavoro. Ciò ha migliorato la produttività consentendo a ogni fase del processo di avanzare contemporaneamente.
Molti dipendenti affermano che la tensione legata alla gestione dei documenti originali e la pressione del post‑elaborazione si sono ridotte, rendendo più semplice concentrarsi sul proprio lavoro, e che il sistema senza carta viene utilizzato come desiderato.
Utilizzo Futuro
In futuro, MIZUHO Bank prevede di utilizzare i RICOH Portable Monitors come display per la verifica dei documenti, la finalizzazione delle operazioni e il lavoro da remoto. MIZUHO Bank sta inoltre valutando l’utilizzo di due RICOH Portable Monitors per ogni PC nell’ufficio International Trade Business, dove il volume di documenti è elevato.
