Sorelle Ramonda è una catena di negozi di abbigliamento fondata nel 1954 nell'area di Vicenza. Offre una vasta selezione di abbigliamento, calzature, accessori, arredamento per la casa, tessuti e giocattoli. I negozi Sorelle Ramonda combinano moda, qualità e convenienza per offrire ai clienti un'esperienza di shopping completa. Si distinguono per l'ampia scelta di brand proposti, con particolare attenzione alla qualità dei prodotti e alla loro vestibilità. Attualmente, Sorelle Ramonda ha oltre 50 store fisici e presenza nel settore dell'e-commerce. Gli store variano in dimensioni da un minimo di 3.000 mq a un massimo di 10.000 mq. Il più grande è situato a Montecchio Maggiore (Vicenza), che funge da sede principale del gruppo. La maggior parte dei negozi si trova nel nord Italia, con una filiale a Roma e 3 in Austria.
L’azienda si è da sempre distinta per il proprio spirito di intraprendenza e passione, combinato all’intuito visionario di una famiglia di pionieri del settore retail, da sempre votata all’innovazione. Per questo l’attenzione rivolta anche all’infrastruttura di gestione è sempre stata elevata, affinché i propri dipendenti possano operare nella massima affidabilità, sicurezza e semplicità di utilizzo con tecnologie e soluzioni performanti.
Con una struttura fortemente distribuita sul territorio, l’interazione all’interno del gruppo gioca un ruolo particolarmente importante. Ogni punto vendita di Sorelle Ramonda possiede un proprio magazzino per lo stoccaggio delle merci, ma spesso la comunicazione tra le varie sedi e l’ufficio amministrativo, situato nella sede centrale di Vicenza, subiva rallentamenti con impatti negativi sull’operatività. Era necessario ottimizzare la collaborazione e la condivisione dei documenti, per snellire i processi e velocizzare le attività.
Se questo già avveniva quando la gran parte dei documenti da elaborare erano cartacei, l’introduzione della fatturazione elettronica nel 2019 ha dato nuova spinta al processo di rinnovamento tecnologico dell’azienda, rendendo ancor più evidente l’importanza e i vantaggi di una corretta e veloce gestione di dati e informazioni.
L'azienda ha adottato un sistema completo per la digitalizzazione di tutti i documenti cartacei generati nelle sue sedi e punti vendita. Il primo passo è stato digitalizzare le bolle di tutti gli store, al fine di semplificare la comunicazione con l'ufficio amministrativo responsabile della gestione.
Dopo un’attenta analisi e test di differenti soluzioni disponibili sul mercato, avvenute grazie al prezioso supporto di un partner tecnologico, Sorelle Ramonda ha deciso di affidarsi a PFU, e, nello specifico, allo scanner N7100E, che protegge le operazioni di rete stand-alone e migliora i processi aziendali grazie alla connettività Ethernet sicura e a un touchscreen extra-large per lavori personalizzabili.
Dopo un test pilota presso la sede centrale di Vicenza, durante il quale i dipendenti sono stati invitati a digitalizzare le bolle, l'azienda ha constatato i notevoli vantaggi offerti dalla digitalizzazione dei documenti in modo facile, rapido e privo di errori. Considerando l'impatto diretto sul flusso di lavoro e sull'efficienza dei pagamenti, l'azienda ha deciso di estendere la digitalizzazione anche alle copie commissioni. Attualmente, questa tecnologia è disponibile in 42 sedi, consentendo a chi registra le fatture e chi effettua i pagamenti di visualizzare in modo rapido e intuitivo tutti i documenti correlati ai processi, che vanno dall'ordine alla consegna della merce o alla restituzione ai fornitori.
Tuttavia, le informazioni da digitalizzare non sono solo quelle incluse nelle bolle di arrivo dei capi, ma anche gli accordi commerciali con i fornitori. Per realtà più piccole del mondo retail è ancora una prassi comune la creazione della copia commissione, con politiche e scontistiche specifiche aggiunte a mano su un documento cartaceo durante la fase di trattativa tra fornitore e Sorelle Ramonda. Questo comportava evidenti difficoltà nel reperire le informazioni esatte ed essere in grado di applicare gli sconti corretti concordati. Prima di adottare gli scanner Ricoh, questo processo di recupero poteva impegnare il personale anche per diverse ore.
Ogni documento viene accompagnato da un QR code, che viene letto dallo scanner per salvare automaticamente le informazioni digitalizzate nella cartella corrispondente. Questo processo automatizzato non solo riduce gli errori, ma consente anche di integrare il documento con il sistema software interno dell'azienda, garantendo un collegamento sinergico tra i dati digitali acquisiti e le funzionalità interne.
"L'intera digitalizzazione delle nostre operazioni ha coinvolto tutti i reparti, inclusi quelli commerciali e amministrativi, con benefici immediati per l’intera azienda", ha dichiarato Giuseppe Ramonda, CEO di Sorelle Ramonda. "Possiamo sicuramente affermare che l'investimento si ripagherà in poco tempo, poiché ci ha garantito un notevole aumento dell'efficienza nel flusso di lavoro, sia a livello commerciale che amministrativo, e un significativo risparmio di tempo".
"La scelta di collaborare con PFU è stata guidata dalla loro affidabilità e qualità degli scanner, che si sono dimostrati eccellenti nelle scansioni di documenti di ogni tipo e formato", ha commentato Paolo Ziggiotti responsabile IT di Sorelle Ramonda. "Un vantaggio aggiuntivo è la possibilità di installare i dispositivi direttamente nella sede centrale, evitando spostamenti fisici nei negozi. Basta definire le impostazioni e inviare il dispositivo al punto vendita per un collegamento e un avvio senza interruzioni", ha aggiunto il reparto tecnologico IT.
"La scelta di collaborare con PFU è stata guidata dalla loro affidabilità e qualità degli scanner, che si sono dimostrati eccellenti nelle scansioni di documenti di ogni tipo e formato"
Paolo Ziggiotti
responsabile IT di Sorelle Ramonda
