La missione del Dicastero per la Comunicazione è chiara: trasmettere i messaggi e le posizioni ufficiali del Papa al mondo, in modo accurato e fedele. Alla base di questa missione vi è l’integrità delle fonti primarie.
Il Dicastero custodisce secoli di documenti e fotografie storiche, volumi rilegati rari, manoscritti antichi e immagini d’archivio uniche. Questi materiali costituiscono la base di un’informazione accurata. Tuttavia, il Dicastero si trovava ad affrontare una sfida critica. Doveva preservare questi materiali di inestimabile valore e, allo stesso tempo, renderli rapidamente disponibili alle organizzazioni mediatiche di tutto il mondo. In breve, doveva ottenere sia la conservazione sia l’accessibilità, senza compromessi.
Affidabilità. Non solo funzionalità.
Ciò di cui il Dicastero aveva bisogno non era semplicemente la capacità di scansione dei documenti. Aveva bisogno di una base operativa affidabile nel lungo termine.
I requisiti erano chiari:
La soluzione che soddisfaceva questi requisiti erano gli scanner di documenti PFU: ScanSnap SV600 e la fi Series.
Abilitare conservazione e produttività, simultaneamente
ScanSnap SV600 digitalizza materiali rilegati senza la necessità di smontarli. Acquisisce documenti storici delicati in alta definizione senza esercitare stress fisico sugli originali. Allo stesso tempo, la fi Series elabora grandi volumi di documenti rapidamente e in modo affidabile, mantenendo una produttività costante e garantendo output di qualità archivistica.
Insieme, questi dispositivi costituiscono un’infrastruttura operativa che consente al Dicastero di preservare il passato mentre comunica nel presente.
Integrato come infrastruttura centrale
Il Dicastero è passato da un archivio basato su carta a un archivio strutturato digitalmente, consentendo una modalità operativa più orientata ai dati.
I risultati includono:
Diversi anni dopo l’implementazione, ScanSnap SV600 e la fi Series continuano a funzionare in modo affidabile. Parallelamente, è in corso un’iniziativa di digitalizzazione completa che copre l’intera biblioteca, inclusa la scansione di diverse migliaia di fotografie. In futuro, una selezione di queste immagini sarà resa disponibile sul sito web, consentendo un accesso più ampio a materiali che attualmente non sono accessibili al pubblico.
Nello specifico, utilizzando l’applicazione di gestione documentale ELO (un sistema aziendale di gestione documentale) in combinazione con la tecnologia Retrieval-Augmented Generation (RAG), il Vaticano prevede di scansionare fotografie a 600 dpi per supportare attività di archiviazione e recupero delle informazioni più avanzate.
“Gli scanner di documenti PFU sono più di semplici dispositivi. Sono parte della nostra infrastruttura operativa. Supportano la conservazione, la verifica e la comunicazione—tutto ciò che facciamo.”
— Dicastero per la Comunicazione, Città del Vaticano
Ciò che conta non è l’efficienza a breve termine. È l’affidabilità a lungo termine.
Questa sfida non è unica per una sola istituzione. Biblioteche nazionali, archivi pubblici, musei, università e enti governativi in tutto il mondo affrontano la stessa realtà: gestire materiali storici fornendo al contempo informazioni accurate in tempi rapidi.
Non si tratta di conservazione o accesso. Si tratta di conservazione e accesso. PFU offre soluzioni documentali consolidate che rendono possibili entrambe.
*Le immagini mostrate sono illustrative e potrebbero non rappresentare le strutture reali per motivi di sicurezza. Alcuni dettagli sono stati modificati per proteggere la riservatezza.
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“Gli scanner di documenti PFU sono più di semplici dispositivi. Sono parte della nostra infrastruttura operativa. Supportano la conservazione, la verifica e la comunicazione—tutto ciò che facciamo.”
— Dicastero per la Comunicazione, Città del Vaticano
