De Klant
|
Datascan Document Services werd opgericht in 1993 en heette oorspronkelijk Papertrace. Het Product
|
 |
De Uitdagingen
Het bedrijf was op zoek naar een oplossing om zijn documentbeheerprocessen te stroomlijnen. Sinds 2009 gebruikten zij software die in Ierland veel wordt toegepast. Hoewel deze software robuust was, was zij meer geschikt voor de bulkverwerking van gestructureerde en semi‑gestructureerde formulieren. Omdat DataScan destijds een veel kleiner bureau was, hadden zij software nodig die flexibel was en met veel verschillende documentformaten kon omgaan — niet alleen nette, uniforme formulieren. Ze zochten ook een oplossing die voldeed aan alle eisen op het gebied van versleuteling en andere nuttige functionaliteiten.
Omdat de staat van de dossiers in sommige gevallen slecht was, hadden zij een oplossing nodig die een breed scala aan documenttypen en formulieren in verschillende kleuren effectief kon scannen. Daarnaast hadden zij te maken met het probleem dat in het midden van dossiers papier met een zwaardere grammage werd gebruikt en dat sommige groepen dossiers geen unieke patiëntidentificatie hadden.
De Oplossingen
Door de inzet van de RICOH fi-8950 scanner en de File Stream software kon het bedrijf een oplossing integreren die efficiënt aan hun behoeften voldeed. Dankzij hun relatie van meer dan 12 jaar met File Stream en een combinatie van RICOH fi Series scanners kon DataScan de scansnelheden verhogen en tegelijkertijd een uitstekende beeldkwaliteit bereiken, mede dankzij batch‑scanfunctionaliteit.
De RICOH fi‑8950 loste ook enkele problemen op die het bedrijf had met hun uiteenlopende documenttypen, dankzij de betrouwbare papierinvoer van de scanner en de automatische kleurdetectie, evenals de mogelijkheid om papierstoringen eenvoudig te verhelpen. End‑to‑end documentbeheer werd verder verbeterd door de grote ADF‑capaciteit, de stille werking en de gebruiksvriendelijke interface van de RICOH fi‑8950.
Het Voordeel
Het succes en de effectiviteit van de oplossing met File Stream en de RICOH fi‑8950 scanner betekenen dat DataScan goed is voorbereid op toekomstige projecten, waaronder het ambitieuze Digital for Care 2030‑plan van Ierland. Dit plan houdt in dat er de komende jaren enorm veel werk moet worden verricht om elk patiëntendossier te digitaliseren. Hoewel een groot deel van dit werk volgens het principe “vanaf vandaag” zal worden uitgevoerd, zullen ziekenhuizen subsets van dossiers digitaliseren wanneer dat nodig is — bijvoorbeeld bij chronische ziekten, waarbij het belangrijk is om de ziekteprogressie te volgen.
DataScan heeft samengewerkt met regionale ziekenhuizen in Ierland om specifieke dossiercohorten te digitaliseren, waaronder dossiers op het gebied van vrouwengezondheid en seksuele gezondheid. De nieuwe HSE‑vereisten zullen waarschijnlijk verdere kansen creëren voor het bedrijf.
ConclusieUiteindelijk heeft DataScan zijn mogelijkheden voor documentbeheer kunnen verbeteren dankzij een combinatie van File Stream software en RICOH‑beeldscanners, waarmee zij uitdagende documentatie naadloos in hoge kwaliteit en in grote volumes kunnen scannen. |
 |
Meer informatie
Ga voor meer informatie over ons uitgebreide assortiment documentscanners naar: https://www.pfu.ricoh.com/emea/
Een voorbeeld van een casestudy om te delen?
Als u een casestudy heeft over een van onze scanners die u met ons wilt delen, neem dan gerust contact met ons op – we horen altijd graag van onze partnercommunity. Stuur een e-mail naar het marketing@pfu-emea.ricoh.com
