De oplossing

Door een combinatie van PaperStream Capture Pro Premium en OfficeCo kon het kantoor automatisering direct bij het scanproces implementeren. Het proces werd geoptimaliseerd door een combinatie van scanners en multifunctionals (MFD's), die de oplossing aanvulden dankzij de mogelijkheid van PaperStream Capture Pro Premium om te worden gebruikt met elk TWAIN-compatibel apparaat, ongeacht het merk.

In samenwerking met OfficeCo implementeerde het kantoor een intelligente capture-oplossing op basis van PaperStream Capture Pro Premium, waardoor automatisering direct op het moment van scannen mogelijk werd. Deze combinatie stelde het kantoor in staat om belangrijke uitdagingen aan te pakken via de onderstaande workflowcomponenten:

1. Dossiergebaseerde batchscheiding

Tijdens het sorteren van de post werd een gelamineerd “Dossierreferentieblad” gebruikt
Medewerkers konden Dossierreferenties (bijv. AAA1111) schrijven met een uitwisbare marker
Dit fungeerde als trigger voor documentscheiding

2. Handschriftherkenning + Validati

Dossierreferenties worden nu vastgelegd met zonale OCR en handschriftherkenning
Een regex-validatieregel zorgde voor onmiddellijke foutdetectie en correctie tijdens het scannen

3. Geautomatiseerde documentsplitsing

Scheidingsvellen met barcodes splitsten documenten binnen elk Dossier
Dit zorgde voor correcte documentgroepering en het behoud van de scanvolgorde

4. Automatische bestandsnaamgevin

Documenten worden nu automatisch benoemd met behulp van: Dossierreferentie, volgnummer en datum-/tijdvelden
Dit levert een consistente, gestructureerde output op die klaar is voor verdere verwerking

De voordelen

De oplossing stelde het kantoor in staat zijn omvangrijke documentscanactiviteiten om te zetten in een schaalbaar proces, wat cruciaal is binnen de compliancegedreven sector waarin het actief is. Door verbeterde nauwkeurigheid, efficiëntie en transparantie te realiseren op een kosteneffectieve en gebruiksvriendelijke manier, kon het kantoor zijn documentcaptureworkflows succesvol moderniseren.

Het kantoor gespecialiseerd in vastgoedtransacties behaalde aanzienlijke resultaten dankzij de samenwerking tussen OfficeCo en PaperStream Capture Pro Premium, waaronder:

Efficiëntiewinst

Eliminatie van handmatige bestandsnaamgeving en documentsplitsing
Mogelijkheid tot verwerking van grote volumes in batches in plaats van document-voor-document scannen
Vermindering van het proces voor het scannen van inkomende documenten van twee fulltime medewerkers die werkten van 09:00 tot ongeveer 13:30, naar één persoon die het sorteren en scannen in ongeveer twee uur voltooit

Verbeterde nauwkeurigheid

Regex-validatie zorgde voor correcte Dossierreferenties
Fouten werden tijdens het scannen gedetecteerd, niet pas later in het proces
Drastische vermindering van verkeerd gearchiveerde documenten

Schaalbare workflow

De hoeveelheid verwerkte documenten is sterk toegenomen tot ongeveer 1.000 per dag en kan eenvoudig worden beheerd
De gestructureerde werklast integreert naadloos met bestaande dossierbeheersystemen om de output op te schalen

Kosteneffectieve oplossing

Bood een lichtgewicht alternatief voor traditionele IDP- en DMS-oplossingen terwijl de personeelsbehoefte werd verminder
Verbeterde de bestaande infrastructuur zonder systeemvervanging

Gebruiksvriendelijk proces

Eenvoudig en intuïtief proces met vertrouwde hulpmiddelen (gelamineerde vellen en barcodes)
Er is nu slechts minimale training nodig, waardoor een snelle adoptie binnen operationele teams mogelijk is

Conclusie

Uiteindelijk laat de optimalisatie van documentverwerking met grote volumes zien hoe intelligente capture handmatige en foutgevoelige juridische workflows kan transformeren tot schaalbare processen. In compliancegedreven omgevingen is validatie op het moment van vastleggen cruciaal. De resultaten tonen aan dat de combinatie van eenvoudige fysieke triggers en geavanceerde software essentieel is voor krachtige en praktische automatisering.

Het gebruik van een combinatie van PaperStream Capture Pro Premium en TWAIN-compatibele beeldverwerkingsapparaten, in combinatie met de adviserende aanpak van OfficeCo, zorgde ervoor dat de oplossing meetbare operationele verbeteringen opleverde zonder extra complexiteit toe te voegen. OfficeCo speelde een essentiële rol bij het identificeren van workflowverbeteringen, het ontwerpen van een praktische, gebruikersgerichte oplossing en het benutten van de geavanceerde mogelijkheden van PaperStream Capture Pro.

Download de volledige casestudy als pdf

Meer informatie over PaperStream Capture Pro & Pro Premium

Een case study delen?

Als u een case study heeft waarin een van onze scanners wordt gebruikt en die u graag met ons wilt delen, neem dan gerust contact met ons op. Wij horen graag van onze partnergemeenschap scannersales@pfu-emea.ricoh.com