Skan do EZD

Zarządzanie informacją z wykorzystaniem dokumentacji

Informacja jest integralnym czynnikiem w przestrzeni publicznej. Społeczności w których żyjemy, uczymy się i pracujemy generują ogromną ilość danych opisujących różne zjawiska, mechanizmy i zdarzenia, dlatego niezwykle istotne jest, aby informacje były zarządzane w odpowiedni, uporządkowany sposób.

Jeszcze kilkadziesiąt lat temu społeczność posługiwała się głównie nośnikiem papierowym w celu przechowywania i udostępniania informacji, lecz nieustanny postęp technologiczny, napędzający zmiany we wszystkich dziedzinach życia, spowodował, że wiele procesów jest w naturalny sposób przekształcanych do postaci elektronicznej (cyfrowej), która zapewnia większą elastyczność w dziedzinach archiwizacji, udostępniania, czy przetwarzania. Procesy wykorzystujące papier również są poddawane działaniom umożliwiającym konwersję tradycyjnego nośnika do postaci cyfrowej, dlatego proces cyfrowej transformacji nie może mieć odbywać się bez odpowiednich narzędzi.

Tylko dedykowane skanery dokumentów wraz z odpowiednim oprogramowaniem mogą prawidłowo przeprowadzić konwersję nośnika papierowego do postaci cyfrowej.
Skanery Ricoh nie bez powodów już od dziesięcioleci są najczęściej wybieranymi i sprawdzonymi rozwiązaniami do w/w zastosowań.

Dzięki swojej solidnej konstrukcji, niezawodności pracy, doskonałej jakości przetwarzania obrazu oraz możliwości bezpośredniej integracji z procesami biznesowymi z wykorzystaniem wbudowanego silnika API, współpracujące systemy zarządzania informacją są w stanie wykorzystać nową utworzoną cyfrową postać dokumentu i dalej ją przetwarzać.

Niezwykle ważnym ogniwem w drodze do cyfrowej transformacji jest naturalnie odpowiedni system komputerowy, który przetworzy pozyskane z papieru dane w odpowiedni i zgodny sposób. Jednym z tych systemów, który został utworzony dla potrzeb urzędów jest system EZD.

Bezpośrednia integracja z systemem EZD

Nasza propozycja zawiera się w jednolitym rozwiązaniu kompatybilnym ze wszystkimi skanerami Ricoh z rodziny fi oraz SP.

Nie ma potrzeby instalacji aplikacji firm trzecich, aby skany bezpośrednio trafiały do systemu EZD.

Automatyczne rozdzielanie dokumentów

Rolą konektora Skan do EZD jest możliwie największe zautomatyzowanie pracy kancelarii w celu usprawnienia obsługi korespondencji przychodzącej. Podstawowym zadaniem wobec tego jest możliwość skanowania wsadowego, czyli dużej ilości dokumentów jednocześnie i ich rozdzielanie. Konektor bez problemu rozpoznaje kody kreskowe jedno i dwuwymiarowe i na ich podstawie dokonuje rozdzielenia partii oraz automatycznej klasyfikacji dokumentu.

Automatyczna klasyfikacja dokumentu

System EZD rozróżnia wiele typów dokumentów, w tym wnioski/pisma, korespondencję przychodzącą, skład chronologiczny.

Nasz konektor umożliwia automatyczną klasyfikację dokumentu i właściwe przypisanie do odpowiedniego miejsca w systemie EZD.

Możliwość konfiguracji własnej nazwy pliku

W zależności od potrzeb, konektor umożliwia wysyłanie do EZD plików o domyślnej nazwie, lub własnej zdefiniowanej przez użytkownika, np. „Wniosek o dofinansowanie.pdf”, co zmniejszy nakład pracy po wysłaniu dokumentu do systemu EZD.

Usprawnienie procesu uzupełniania metadanych

Uzupełnianie metadanych jest często procesem czasochłonnym wymagającym ręcznego przepisywania dużej ilości informacji do systemu. Nasze rozwiązanie umożliwia automatyczne przechwytywanie informacji z dokumentu, dzięki czemu proces rejestracji metadanych staje się o wiele szybszy.

Obsługa plików przeszukiwalnych

Dzięki wbudowanemu silnikowi OCR, dokument przesyłany do systemu EZD oprócz warstwy obrazu zawiera również warstwę tekstu, którą można wyszukiwać oraz kopiować.