A missão do Dicastério para a Comunicação é clara: transmitir ao mundo as mensagens e as posições oficiais do Papa, de forma precisa e fiel. Na base dessa missão está a integridade das fontes primárias.
O Dicastério preserva séculos de documentos e fotografias históricas, volumes encadernados raros, manuscritos envelhecidos e imagens de arquivo únicas. Estes materiais constituem a base de uma informação rigorosa. No entanto, o Dicastério enfrentava um desafio crítico. Tinha de preservar estes materiais inestimáveis e, ao mesmo tempo, disponibilizá-los rapidamente às organizações de comunicação social em todo o mundo. Em suma, tinha de alcançar simultaneamente a preservação e a acessibilidade, sem compromissos.
Fiabilidade. Não apenas funcionalidades.
O que o Dicastério necessitava não era apenas capacidade de digitalização de documentos. Necessitava de uma base operacional fiável a longo prazo.
Os requisitos eram claros:
A solução que respondia a estes requisitos foram os scanners de documentos da PFU: o ScanSnap SV600 e a fi Series.
Permitir preservação e produtividade, simultaneamente
O ScanSnap SV600 digitaliza materiais encadernados sem necessidade de os desmontar. Capta documentos históricos delicados em alta definição, sem exercer esforço físico sobre os originais. Ao mesmo tempo, a fi Series processa grandes volumes de documentos de forma rápida e fiável, mantendo um débito consistente e assegurando resultados de qualidade arquivística.
Em conjunto, estes dispositivos formam uma infraestrutura operacional que permite ao Dicastério preservar o passado enquanto comunica no presente.
Integrado como infraestrutura central
O Dicastério passou de um armazenamento centrado em papel para um arquivo estruturado digitalmente, permitindo um modo de funcionamento mais orientado por dados.
Os resultados incluem:
Vários anos após a implementação, o ScanSnap SV600 e a fi Series continuam a operar de forma fiável. Em paralelo, está em curso uma iniciativa abrangente de digitalização que cobre toda a biblioteca, incluindo a digitalização de vários milhares de fotografias. No futuro, uma seleção destas imagens será disponibilizada no website, proporcionando um acesso mais alargado a materiais que atualmente não estão abertos ao público.
Especificamente, utilizando a aplicação de gestão documental ELO (um sistema empresarial de gestão documental) em combinação com a tecnologia Retrieval-Augmented Generation (RAG), o Vaticano planeia digitalizar fotografias a 600 dpi para suportar um arquivamento e uma recuperação de informação mais avançados.
“Os scanners de documentos da PFU são mais do que dispositivos. Fazem parte da nossa infraestrutura operacional. Apoiam a preservação, a verificação e a comunicação — tudo o que fazemos.”
— Dicastério para a Comunicação, Cidade do Vaticano
O que importa não é a eficiência a curto prazo. É a fiabilidade a longo prazo.
Este desafio não é exclusivo de uma única instituição. Bibliotecas nacionais, arquivos públicos, museus, universidades e organismos governamentais em todo o mundo enfrentam a mesma realidade: gerir materiais históricos enquanto fornecem informação precisa rapidamente.
Não se trata de preservação ou acesso. Trata-se de preservação e acesso. A PFU fornece soluções documentais comprovadas que tornam ambos possíveis.
*As imagens apresentadas são ilustrativas e podem não representar as instalações reais por motivos de segurança. Alguns detalhes foram modificados para proteger a confidencialidade.
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“Os scanners de documentos da PFU são mais do que dispositivos. Fazem parte da nossa infraestrutura operacional. Apoiam a preservação, a verificação e a comunicação — tudo o que fazemos.”
— Dicastério para a Comunicação, Cidade do Vaticano
