Le Client
Le International Trade Business Operations Department No.2 de MIZUHO Bank, Ltd. joue un rôle central dans les activités de commerce international de MIZUHO Bank. Le département soutient des transactions commerciales fluides et la réduction des risques dans les opérations à l’étranger, en fournissant des services spécialisés en commerce international pour répondre aux besoins variés d’un large éventail de clients, allant des particuliers aux petites et moyennes entreprises, jusqu’aux grandes sociétés.
Il est courant dans les pratiques commerciales internationales d’échanger certains documents liés aux transactions commerciales sous forme d’originaux papier plutôt qu’en format numérique. Le International Trade Business Operations Department No.2 de MIZUHO Bank, Ltd. visait à éliminer l’usage du papier en numérisant les originaux et en les affichant sur un moniteur ou un dispositif similaire
Les Défis
MIZUHO Bank possède une vaste expérience dans la gestion de documents papier et était, à juste titre, préoccupée par la transition du papier vers les données numériques. La banque recherchait un écran secondaire optimal permettant d’afficher des documents avec une réduction de lumière bleue, celle‑ci pouvant être nocive pour les yeux.
Les Solutions
Le RICOH Portable Monitor est fin, léger et facile à transporter. Il peut être posé à plat comme une feuille de papier, ce qui facilite une transition fluide vers un environnement sans papier. Les documents A4 peuvent être affichés verticalement, montrant la page dans son intégralité, et même les textes manuscrits restent parfaitement lisibles, contribuant ainsi à améliorer l’efficacité du travail. De plus, l’affichage à lumière bleue réduite aide à diminuer la fatigue oculaire.
Caractéristiques Clés :
- Très grande visibilité grâce à la technologie OLED
- Affichage en mode portrait pris en charge
- Corps ultraléger facilitant le transport
- Certifié Eye Care Display, contribuant à réduire la fatigue oculair
Contexte
Une transaction commerciale implique la gestion d’un grand nombre de documents. En plus des contrats entre importateurs et exportateurs, des transporteurs nationaux et internationaux ainsi que des compagnies d’assurance interviennent également, entraînant l’échange de nombreux documents. Il est d’usage dans le commerce international de fournir des documents sous forme d’originaux papier, et MIZUHO Bank reçoit et traite une quantité importante de documents papier tels que des factures, des B/L (connaissements) et des I/P (polices d’assurance). Par conséquent, il était difficile de répartir la charge de travail lors de la vérification du contenu des documents, et la saisie dans le système entraînait de longs délais d’attente. De plus, les originaux papier nécessitent une manipulation et un stockage soigneux.
La banque a introduit un scanner haute vitesse dans le but de réduire l’usage du papier et d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais un problème est apparu concernant la petite taille du texte lors de l’affichage de documents PDF sur un écran d’ordinateur. Comme l’utilisation d’un grand moniteur aurait créé une sensation d’oppression et de fatigue, la banque s’est intéressée au RICOH Portable Monitor, tout aussi simple d’utilisation. Les raisons ayant motivé l’adoption du RICOH Portable Monitor incluent la netteté permettant de lire clairement même les petits caractères, ainsi que l’absence de fatigue oculaire même après de longues heures de travail. En outre, la taille du moniteur est similaire à celle des documents A4 et permet une visualisation en mode portrait.
Le Résultat
Actuellement, 140 unités ont été installées et sont principalement utilisées pour les travaux d’inspection juridique. Les documents sont convertis en PDF, téléchargés sur le serveur, puis affichés sur le RICOH Portable Monitor pour que chaque employé puisse travailler dessus.
Lors de l’introduction du moniteur, la banque pensait qu’il serait utilisé de manière fixe, mais en réalité, il est utilisé de façon flexible, de la manière la plus pratique pour les employés : posé à plat sur le bureau, emporté en réunion ou utilisé pour partager des documents.
Par le passé, il était difficile de répartir efficacement le travail en raison de l’utilisation de documents originaux. En convertissant les documents en données et en les partageant sur le serveur, chaque personne peut désormais les afficher sur le RICOH Portable Monitor et poursuivre son travail. Cela a amélioré la productivité en permettant à chaque étape d’avancer simultanément.
De nombreux employés indiquent que la tension liée à la manipulation de documents originaux et la pression du post‑traitement ont diminué, ce qui leur permet de se concentrer plus facilement sur leur travail, et que le système sans papier est utilisé comme ils l’avaient souhaité.
Utilisation Future
À l’avenir, MIZUHO Bank prévoit d’utiliser les RICOH Portable Monitors comme écran pour la vérification de documents, le règlement et le travail à distance. MIZUHO Bank envisage également d’utiliser deux RICOH Portable Monitors par PC dans le bureau International Trade Business, où le volume de documents est important.
