La mission du Dicastère pour la Communication est claire : diffuser les messages et les positions officielles du Pape dans le monde, avec précision et fidélité. Au fondement de cette mission se trouve l’intégrité des sources primaires.
Le Dicastère protège des siècles de documents et de photographies historiques, des volumes reliés rares, des manuscrits anciens et des images d’archives uniques. Ces matériaux constituent la base d’une information fiable. Cependant, le Dicastère faisait face à un défi majeur. Il devait préserver ces ressources inestimables tout en les rendant rapidement accessibles aux organisations médiatiques du monde entier. En d’autres termes, il devait concilier préservation et accessibilité, sans compromis.
Fiabilité. Pas seulement des fonctionnalités.
Ce dont le Dicastère avait besoin n’était pas simplement une capacité de numérisation de documents. Il lui fallait une base opérationnelle fiable sur le long terme.
Ses exigences étaient claires :
La solution répondant à ces exigences était constituée des scanners de documents PFU : le ScanSnap SV600 et la fi Series.
Permettre la préservation et la productivité simultanément
Le ScanSnap SV600 numérise les documents reliés sans nécessiter de les désassembler. Il capture des documents historiques délicats en haute définition sans exercer de contrainte physique sur les originaux. Parallèlement, la fi Series traite de grands volumes de documents rapidement et de manière fiable, en maintenant un débit constant et en fournissant un rendu de qualité archivistique.
Ensemble, ces dispositifs constituent une infrastructure opérationnelle qui permet au Dicastère de préserver le passé tout en communiquant au présent.
Intégré comme infrastructure essentielle
Le Dicastère est passé d’un stockage centré sur le papier à une archive structurée numériquement, permettant un mode de fonctionnement davantage orienté données.
Les résultats comprennent :
Plusieurs années après leur mise en œuvre, le ScanSnap SV600 et la fi Series continuent de fonctionner de manière fiable. Parallèlement, une initiative complète de numérisation couvrant l’ensemble de la bibliothèque est en cours, incluant la numérisation de plusieurs milliers de photographies. À l’avenir, une sélection de ces images sera mise à disposition sur le site web, offrant un accès élargi à des documents qui ne sont pas actuellement accessibles au public.
Plus précisément, en utilisant l’application de gestion documentaire ELO (un système de gestion documentaire d’entreprise) en combinaison avec la technologie de Retrieval-Augmented Generation (RAG), le Vatican prévoit de numériser des photographies à 600 dpi afin de soutenir des capacités avancées d’archivage et de recherche d’informations.
« Les scanners de documents PFU sont bien plus que des appareils. Ils font partie de notre infrastructure opérationnelle. Ils soutiennent la préservation, la vérification et la communication — tout ce que nous faisons. »
— Dicastère pour la Communication, Cité du Vatican
Ce qui compte, ce n’est pas l’efficacité à court terme. C’est la fiabilité à long terme.
Ce défi n’est pas propre à une seule institution. Les bibliothèques nationales, archives publiques, musées, universités et organismes gouvernementaux du monde entier sont confrontés à la même réalité : gérer des documents historiques tout en diffusant rapidement des informations précises.
Ce n’est pas la préservation ou l’accès. C’est la préservation et l’accès. PFU propose des solutions documentaires éprouvées qui permettent les deux.
*Les images présentées sont illustratives et peuvent ne pas représenter les installations réelles pour des raisons de sécurité. Certains détails ont été modifiés afin de préserver la confidentialité.
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« Les scanners de documents PFU sont bien plus que des appareils. Ils font partie de notre infrastructure opérationnelle. Ils soutiennent la préservation, la vérification et la communication — tout ce que nous faisons. »
— Dicastère pour la Communication, Cité du Vatican
