Il Cliente

Datascan Document Services è stata fondata nel 1993 e inizialmente si chiamava Papertrace. L’azienda è stata creata per elaborare dati di vendita o reso per l’industria irlandese dei giornali e della stampa. Nel 2009 ha istituito il proprio Document Services Bureau, continuando al contempo a fornire servizi di elaborazione dati al settore della stampa. Il Document Services Bureau, oggi di grande successo, soddisfa le esigenze di gestione documentale di clienti che vanno dalle grandi imprese alle PMI. I settori serviti includono fornitori di cure primarie, consulenti ospedalieri, servizi legali, finanziari e assicurativi, oltre a organizzazioni appartenenti a tutto il panorama industriale irlandese.   Il Prodotto RICOH fi-8950

Le Sfide

L’azienda era alla ricerca di una soluzione per ottimizzare i propri processi di gestione documentale. Dal 2009 utilizzava un software ampiamente diffuso in Irlanda. Sebbene questo software fosse robusto, era più adatto all’elaborazione massiva di moduli strutturati e semi‑strutturati. Poiché DataScan era all’epoca un bureau molto più piccolo, aveva bisogno di un software agile, in grado di gestire molti formati documentali diversi, non solo moduli ordinati e uniformi. Cercavano inoltre una soluzione che soddisfacesse tutti i requisiti in termini di crittografia e altre funzionalità utili.

Poiché lo stato dei documenti era in alcuni casi scadente, avevano bisogno di una soluzione in grado di acquisire efficacemente un’ampia varietà di tipi di documenti e moduli di vari colori. Si trovavano inoltre ad affrontare il problema dell’uso di carta più pesante al centro di alcune cartelle e della mancanza di un identificatore univoco del paziente per alcuni gruppi di documenti.

Le Soluzioni

Implementando lo scanner RICOH fi-8950 e il software File Stream, l’azienda è riuscita a integrare una soluzione che rispondeva in modo efficiente alle proprie esigenze. Grazie alla loro collaborazione di oltre 12 anni con File Stream e a una combinazione di scanner RICOH fi Series, DataScan è riuscita ad aumentare la velocità di scansione ottenendo al contempo un’eccellente qualità delle immagini in modo efficiente, grazie alle funzionalità di scansione in batch.

Il RICOH fi‑8950 ha inoltre risolto alcuni dei problemi legati alla varietà dei tipi di documenti, grazie all’affidabile alimentazione della carta, al rilevamento automatico del colore e alla possibilità di eliminare facilmente gli inceppamenti. La gestione documentale end‑to‑end è stata ulteriormente migliorata dalla grande capacità dell’ADF, dal funzionamento silenzioso e dall’interfaccia intuitiva del RICOH fi‑8950

Il Beneficio

Il successo e l’efficacia della soluzione composta dal software File Stream e dallo scanner RICOH fi‑8950 hanno permesso a DataScan di prepararsi adeguatamente ai progetti futuri, incluso l’ambizioso piano irlandese Digital for Care 2030, che richiederà un enorme volume di lavoro per digitalizzare tutte le cartelle cliniche nei prossimi anni. Sebbene gran parte di questo lavoro verrà svolto secondo il principio “da oggi in avanti”, gli ospedali affronteranno la digitalizzazione di sottoinsiemi di documenti secondo necessità — ad esempio per le malattie croniche, dove è importante monitorare la progressione della patologia.

DataScan ha collaborato con ospedali regionali in Irlanda per digitalizzare specifici gruppi di documenti, tra cui cartelle relative alla salute femminile e alla salute sessuale, e i nuovi requisiti dell’HSE probabilmente creeranno ulteriori opportunità per l’azienda.

Conclusione In definitiva, DataScan è riuscita a migliorare le proprie capacità di gestione documentale grazie a una combinazione del software File Stream e degli scanner di imaging RICOH, acquisendo senza difficoltà documentazione complessa in alta qualità e in grandi volumi.

Ulteriori informazioni

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