La Soluzione

Grazie a una combinazione di PaperStream Capture Pro Premium e OfficeCo, lo studio è stato in grado di abilitare l'automazione direttamente nel punto di scansione. Il processo è stato ottimizzato attraverso una combinazione di scanner e dispositivi multifunzione (MFD), che hanno completato la soluzione grazie alla capacità di PaperStream Capture Pro Premium di essere utilizzato con qualsiasi dispositivo compatibile TWAIN, indipendentemente dal marchio.

Lavorando con OfficeCo, lo studio ha implementato una soluzione di acquisizione intelligente basata su PaperStream Capture Pro Premium, consentendo l'automazione direttamente nel punto di scansione. Questa combinazione ha consentito allo studio di affrontare le principali criticità attraverso i seguenti componenti del workflow:

2. Riconoscimento della scrittura a mano + Convalida

• I Riferimenti Pratica vengono ora acquisiti tramite OCR zonale con riconoscimento della scrittura a mano
• Una regola di convalida regex garantiva il rilevamento e la correzione immediata degli errori in fase di scansione

3. Suddivisione automatica dei documenti

• Fogli separatori con codice a barre suddividevano i documenti all'interno di ciascuna Pratic
• Ciò garantiva il corretto raggruppamento dei documenti e il mantenimento dell'ordine di scansione

4. Denominazione automatica dei file

• I documenti vengono ora denominati automaticamente utilizzando: Riferimento Pratica, contatore sequenziale e campi data/ora
• Ciò produce un output coerente e strutturato, pronto per l'acquisizione nei processi a valle

I Benefici

La soluzione ha consentito allo studio di trasformare la propria esigenza di scansione documentale ad alto volume in un processo scalabile, fondamentale per il settore fortemente orientato alla conformità normativa in cui opera. Grazie a una maggiore accuratezza, efficienza e trasparenza, in modo economicamente vantaggioso e intuitivo, lo studio è riuscito a modernizzare con successo i propri workflow di acquisizione documentale.

Lo studio specializzato nelle pratiche di compravendita immobiliare ha ottenuto risultati significativi grazie alla partnership tra OfficeCo e PaperStream Capture Pro Premium, tra cui:

Guadagni di efficienza

• Eliminazione della denominazione manuale dei file e della suddivisione manuale dei documenti
• Introduzione dell'elaborazione batch ad alto volume invece della scansione documento per documento
• Riduzione del processo di scansione della documentazione in entrata da due dipendenti a tempo pieno impegnati dalle 09:00 alle circa 13:30, a una sola persona in grado di completare smistamento e scansione in circa due ore

Maggiore accuratezza

• La convalida regex garantiva Riferimenti Pratica corretti
• Gli errori venivano rilevati al momento della scansione e non nelle fasi successive
• Drastica riduzione dei documenti archiviati in modo errato

Workflow scalabile

• I volumi di gestione documentale sono aumentati notevolmente fino a circa 1.000 documenti al giorno e possono essere gestiti con facilità
• Il carico di lavoro strutturato si integra perfettamente con i sistemi esistenti di gestione delle pratiche per aumentare la capacità operativa

Soluzione economicamente vantaggiosa

• Ha fornito un'alternativa leggera alle tradizionali soluzioni IDP e DMS, riducendo al contempo il fabbisogno di manodopera
• Ha migliorato l'infrastruttura esistente senza richiedere la sostituzione dei sistemi

Processo intuitivo

• Processo semplice e intuitivo che utilizza strumenti familiari (fogli laminati e codici a barre)
• È ora richiesta una formazione minima, consentendo una rapida adozione da parte dei team operativi

Conclusione In definitiva, l'ottimizzazione dell'elaborazione documentale ad alto volume ottenuta dallo studio dimostra come l'acquisizione intelligente possa trasformare workflow legali manuali e soggetti a errori in processi scalabili. Negli ambienti orientati alla conformità normativa, la convalida nel punto di acquisizione è fondamentale e i risultati ottenuti dimostrano che la combinazione di semplici trigger fisici e software avanzato è essenziale per offrire un'automazione potente e pratica. L'utilizzo di una combinazione di PaperStream Capture Pro Premium e dispositivi di acquisizione delle immagini compatibili con TWAIN, insieme all'approccio consulenziale di OfficeCo, ha garantito che la soluzione fornisse miglioramenti operativi misurabili senza aggiungere complessità. OfficeCo ha svolto un ruolo essenziale nell'identificazione delle efficienze dei workflow, nella progettazione di una soluzione pratica e orientata all'utente e nello sfruttamento delle funzionalità avanzate disponibili in PaperStream Capture Pro.

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