Klient

International Trade Business Operations Department No.2 w MIZUHO Bank, Ltd. odgrywa kluczową rolę w działalności banku związanej z handlem międzynarodowym. Dział ten wspiera sprawną realizację transakcji handlowych oraz ograniczanie ryzyka w transakcjach zagranicznych, oferując wyspecjalizowane usługi w zakresie handlu międzynarodowego, dostosowane do zróżnicowanych potrzeb szerokiego grona klientów – od osób prywatnych, przez małe i średnie przedsiębiorstwa, po duże korporacje.

W praktyce międzynarodowej część dokumentów związanych z transakcjami handlowymi wymienia się w formie papierowych oryginałów, a nie w formacie cyfrowym. International Trade Business Operations Department No.2 w MIZUHO Bank, Ltd. dążył do eliminacji papieru poprzez skanowanie oryginałów i wyświetlanie ich na monitorze lub podobnym urządzeniu.

Wyzwania

MIZUHO Bank ma duże doświadczenie w pracy z dokumentami papierowymi i zrozumiale obawiał się przejścia z papieru na dane cyfrowe. Bank poszukiwał optymalnego ekranu pomocniczego do prezentacji dokumentów z ograniczoną emisją światła niebieskiego, które może być szkodliwe dla oczu.

Rozwiązania

RICOH Portable Monitor jest smukły, lekki i łatwy do przenoszenia. Można go położyć płasko jak kartkę papieru, co ułatwia płynne przejście na pracę bez papieru. Dokumenty w formacie A4 mogą być wyświetlane pionowo, dzięki czemu cała strona jest widoczna, a nawet tekst odręczny jest czytelny, co pomaga zwiększyć efektywność pracy. Dodatkowo ekran o ograniczonej emisji światła niebieskiego pomaga zmniejszyć zmęczenie oczu.

Najważniejsze Cechy:

• Bardzo wysoka czytelność dzięki technologii OLED
• Obsługa orientacji pionowej
• Ultralekka konstrukcja ułatwiająca przenoszenie
  Certyfikat Eye Care Display, pomagający zmniejszyć zmęczenie oczu

Tło

W transakcjach handlowych konieczne jest przetwarzanie dużej liczby dokumentów. Oprócz umów między importerami i eksporterami, w handel zaangażowani są również krajowi i zagraniczni przewoźnicy oraz firmy ubezpieczeniowe, co wiąże się z wymianą wielu dokumentów. W międzynarodowej praktyce handlowej dokumenty dostarcza się w formie papierowych oryginałów, a MIZUHO Bank otrzymuje i przetwarza ogromną liczbę dokumentów papierowych, takich jak faktury, B/L (konosamenty) oraz I/P (polisy ubezpieczeniowe). W rezultacie trudno było podzielić pracę podczas sprawdzania treści dokumentów, a wprowadzanie danych do systemu powodowało długie czasy oczekiwania. Ponadto papierowe oryginały wymagają ostrożnego obchodzenia się i odpowiedniego przechowywania.

Bank wprowadził szybki skaner, aby przejść na pracę bez papieru i poprawić efektywność operacyjną, jednak pojawił się problem z małą czcionką podczas wyświetlania dokumentów PDF na ekranie komputera. Ponieważ korzystanie z dużego monitora mogłoby powodować uczucie przytłoczenia i zmęczenia, bank zainteresował się RICOH Portable Monitor, który jest równie łatwy w obsłudze. Powody wyboru RICOH Portable Monitor obejmują ostrość, dzięki której nawet małe litery są wyraźnie widoczne, oraz fakt, że nie powoduje on zmęczenia oczu nawet po wielu godzinach pracy. Dodatkowo rozmiar monitora jest zbliżony do dokumentów A4 i umożliwia ich wyświetlanie w orientacji pionowej.

Rezultaty

Obecnie zainstalowano 140 urządzeń, które są używane głównie do prac związanych z kontrolą prawną. Dokumenty są konwertowane do formatu PDF, przesyłane na serwer, a następnie wyświetlane na RICOH Portable Monitor, aby każdy pracownik mógł na nich pracować. Gdy monitor został wprowadzony po raz pierwszy, bank zakładał, że będzie używany w stałej pozycji, jednak w praktyce jest wykorzystywany elastycznie – w sposób najbardziej wygodny dla pracowników, na przykład płasko na biurku, zabierany na spotkania lub używany do wspólnego przeglądania dokumentów.

W przeszłości trudno było efektywnie podzielić pracę ze względu na korzystanie z oryginalnych dokumentów, ale dzięki konwersji dokumentów na dane i udostępnianiu ich na serwerze każda osoba może teraz wyświetlać je na RICOH Portable Monitor i kontynuować swoją pracę. Poprawiło to produktywność, umożliwiając równoległe wykonywanie poszczególnych etapów procesu.

Wielu pracowników twierdzi, że zmniejszyło się napięcie związane z obsługą oryginalnych dokumentów oraz presja związana z obróbką końcową, co ułatwia im koncentrację na pracy, a system bez papieru jest wykorzystywany zgodnie z ich oczekiwaniami.

Przyszłe Wykorzystanie

W przyszłości MIZUHO Bank planuje używać RICOH Portable Monitors jako ekranów do sprawdzania dokumentów, rozliczeń oraz pracy zdalnej. Bank rozważa również użycie dwóch RICOH Portable Monitors dla każdego komputera w biurze International Trade Business, gdzie przetwarzana jest duża liczba dokumentów.