O Cliente
O International Trade Business Operations Department No.2 do MIZUHO Bank, Ltd. desempenha um papel central nas operações de comércio internacional do MIZUHO Bank. O departamento apoia transações comerciais fluidas e a mitigação de riscos em operações internacionais, oferecendo serviços especializados de comércio exterior para atender às diversas necessidades de uma ampla gama de clientes - desde indivíduos a pequenas e médias empresas e grandes corporações.
É uma prática comum no comércio internacional trocar alguns dos documentos envolvidos em transações comerciais em formato original em papel, e não em formato digital. O International Trade Business Operations Department No.2 do MIZUHO Bank, Ltd. tinha como objetivo eliminar o uso de papel digitalizando os documentos originais e exibindo-os num monitor ou dispositivo semelhante.
Os Desafios
O MIZUHO Bank tem ampla experiência no trabalho com documentos em papel e, compreensivelmente, estava preocupado com a transição do papel para os dados digitais. O banco procurava um monitor secundário ideal para apresentar documentos com redução de luz azul, uma vez que esta pode ser prejudicial aos olhos.
As Soluções
O RICOH Portable Monitor é fino, leve e fácil de transportar. Pode ser colocado totalmente plano, como uma folha de papel, facilitando uma transição suave para um ambiente sem papel. Documentos A4 podem ser exibidos na vertical, mostrando a página inteira, e até mesmo texto manuscrito permanece claramente visível, ajudando a melhorar a eficiência do trabalho. Além disso, o ecrã com redução de luz azul contribui para diminuir a fadiga ocular.
Principais Características:
- Visibilidade muito elevada graças à tecnologia OLED
- Suporte para visualização em orientação vertical
- Corpo ultraleve, fácil de transportar
- Certificação Eye Care Display, ajudando a reduzir a fadiga ocular
Contexto
Uma transação comercial envolve o manuseamento de um grande volume de documentos. Além dos contratos entre importadores e exportadores, transportadoras nacionais e internacionais e seguradoras também participam do processo, resultando na troca de muitos documentos. É prática comum no comércio internacional entregar documentos em formato original em papel, e o MIZUHO Bank recebe e processa uma grande quantidade de documentos em papel, como faturas, B/Ls (conhecimentos de embarque) e I/Ps (apólices de seguro). Como resultado, era difícil dividir a carga de trabalho ao verificar o conteúdo dos documentos, e a introdução de dados no sistema gerava longos tempos de espera. Além disso, os originais em papel exigem manuseamento e armazenamento cuidadosos.
O banco introduziu um scanner de alta velocidade com o objetivo de eliminar o uso de papel e melhorar a eficiência operacional, mas surgiu um problema com o tamanho reduzido do texto ao visualizar documentos PDF no ecrã do computador. Como o uso de um monitor grande poderia causar sensação de pressão e fadiga, o banco interessou-se pelo RICOH Portable Monitor, que é igualmente fácil de utilizar. As razões para a adoção do RICOH Portable Monitor incluem a nitidez com que até letras pequenas podem ser vistas claramente e o facto de não causar fadiga ocular mesmo após longas horas de trabalho. Além disso, o tamanho do monitor é semelhante ao dos documentos A4 e permite visualização na vertical.
O Resultado
Atualmente, 140 unidades foram instaladas e são utilizadas principalmente para trabalhos de inspeção jurídica. Os documentos são convertidos em PDF, carregados no servidor e depois exibidos no RICOH Portable Monitor para que cada colaborador possa trabalhar neles. Quando o monitor foi introduzido, o banco assumiu que seria utilizado numa posição fixa, mas na prática está a ser usado de forma flexível, da maneira mais conveniente para os colaboradores — colocado plano sobre a secretária, levado para reuniões ou utilizado para partilhar documentos.
No passado, era difícil dividir o trabalho de forma eficiente devido ao uso de documentos originais, mas ao converter os documentos em dados e partilhá-los no servidor, cada pessoa pode agora visualizá-los no RICOH Portable Monitor e prosseguir com o seu trabalho. Isto melhorou a produtividade ao permitir que cada etapa do processo avance simultaneamente.
Muitos colaboradores afirmam que a tensão de lidar com documentos originais e a pressão do pós-processamento diminuíram, tornando mais fácil concentrar-se no trabalho, e que o sistema sem papel está a ser utilizado conforme desejado.
Utilização Futura
No futuro, o MIZUHO Bank planeia utilizar os RICOH Portable Monitors como ecrãs para verificação de documentos, liquidações e trabalho remoto. O banco também está a considerar utilizar dois RICOH Portable Monitors por PC no escritório de International Trade Business, onde existe um grande volume de documentos.
