Der Kunde

Datascan Document Services wurde 1993 gegründet und trug ursprünglich den Namen Papertrace. Das Unternehmen wurde zunächst gegründet, um Verkaufs- oder Rückgabedaten für die irische Zeitungs- und Druckindustrie zu verarbeiten. 2009 richtete das Unternehmen sein Document Services Bureau ein, während es weiterhin Datenverarbeitungsdienste für den Zeitungssektor erbrachte. Das erfolgreiche Document Services Bureau bedient inzwischen die Dokumentenmanagement‑Bedürfnisse von Kunden, die von Enterprise‑Unternehmen bis hin zu KMUs reichen. Zu den bedienten Sektoren gehören primäre Gesundheitsdienstleister, Krankenhausberater, juristische, finanzielle und Versicherungsdienstleister sowie Organisationen aus dem gesamten Spektrum der irischen Industrie.   Das Produkt RICOH fi-8950

Die Herausforderungen

Das Unternehmen suchte nach einer Lösung, um seine Dokumentenmanagement‑Prozesse zu optimieren. Seit 2009 nutzte es eine Software, die in Irland weit verbreitet ist. Obwohl diese Software robust war, eignete sie sich eher für die Massenverarbeitung strukturierter und semi‑strukturierter Formulare. Da DataScan zu diesem Zeitpunkt ein deutlich kleineres Bureau war, benötigten sie Software, die flexibel ist und viele unterschiedliche Dokumentformate verarbeiten kann – nicht nur saubere, einheitliche Formulare. Sie suchten außerdem nach einer Lösung, die alle Anforderungen in Bezug auf Verschlüsselung und weitere nützliche Funktionen erfüllte.

Da sich der Zustand der Unterlagen in einigen Fällen als schlecht erwies, benötigten sie eine Lösung, die eine große Vielfalt an Dokumenttypen und verschiedenfarbigen Formularen effektiv scannen konnte. Zudem gab es das Problem, dass in der Mitte von Akten Papier mit höherem Gewicht verwendet wurde und dass für einige Datensätze keine eindeutige Patientenkennung existierte.

Die Lösungen

Durch den Einsatz des RICOH fi-8950 Scanners und der File Stream Software konnte das Unternehmen eine Lösung integrieren, die seine Anforderungen effizient erfüllte. Dank der über 12‑jährigen Beziehung zu File Stream und einer Kombination aus RICOH fi Series Scannern war DataScan in der Lage, die Scangeschwindigkeit zu steigern und gleichzeitig eine hervorragende Bildqualität auf effiziente Weise zu erzielen – unterstützt durch Batch‑Scanning‑Funktionen.

Der RICOH fi‑8950 löste zudem einige der Probleme, die das Unternehmen aufgrund der unterschiedlichen Dokumenttypen hatte, dank der zuverlässigen Papierzufuhr des Scanners und der automatischen Farberkennung sowie der Möglichkeit, Papierstaus leicht zu beseitigen. Das End‑to‑End‑Dokumentenmanagement wurde außerdem durch die große ADF‑Kapazität, den leisen Betrieb und die benutzerfreundliche Oberfläche des RICOH fi‑8950 verbessert

Der Nutzen

Der Erfolg und die Effektivität der Lösung aus File Stream und dem RICOH fi‑8950 Scanner bedeuten, dass DataScan gut für zukünftige Projekte aufgestellt ist – darunter Irlands ambitionierter Digital for Care 2030‑Plan, der vorsieht, dass in den kommenden Jahren eine enorme Menge an Arbeit erforderlich ist, um jede Patientenakte zu digitalisieren. Während ein Großteil dieser Arbeit nach dem Prinzip „ab diesem Tag vorwärts“ erfolgen wird, werden Krankenhäuser die Digitalisierung bestimmter Teilmengen von Akten nach Bedarf angehen – beispielsweise bei chronischen Erkrankungen, bei denen es wichtig ist, den Krankheitsverlauf nachzuverfolgen.

DataScan hat bereits mit regionalen Krankenhäusern in Irland zusammengearbeitet, um spezifische Aktenkohorten zu digitalisieren, darunter Unterlagen aus der Frauengesundheit und der sexuellen Gesundheit. Die neuen Anforderungen des HSE werden voraussichtlich weitere Chancen für das Unternehmen schaffen

Weitere Informationen

Weitere Informationen über unser umfangreiches Angebot an Dokumentenscannern finden Sie unter: https://www.pfu.ricoh.com/emea/

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Wenn Sie ein Fallbeispiel haben, in dem einer unserer Scanner zum Einsatz kommt und das Sie gerne mit uns teilen möchten, freuen wir uns sehr über Ihre Nachricht – wir hören immer gerne von unserer Partner-Community. Bitte senden Sie eine E-Mail an das Marketing-Team unter marketing@pfu-emea.ricoh.com