„Der Workflow hat die Verarbeitung unserer Eingangspost grundlegend verändert. Was zuvor zwei Mitarbeitende den größten Teil des Tages beschäftigte und dabei zahlreiche Fehler verursachte, wird heute schnell und präzise erledigt.“
Eine auf Immobilienabwicklung spezialisierte Kanzlei mit hohem Dokumentenaufkommen, die täglich etwa 1.000 eingehende Dokumente verarbeitet, musste ihren Dokumentenerfassungs-Workflow modernisieren. Workflows in der Immobilienabwicklung sind auf eine präzise Dokumentenverwaltung angewiesen. Jedem Mandanten wird eine eindeutige Aktenreferenz zugewiesen, die auf allen zugehörigen Dokumenten konsistent verwendet werden muss. Die bestehenden manuellen Prozesse führten jedoch zu Ineffizienzen, erhöhten Compliance-Risiken und Verzögerungen bei der Fallbearbeitung und stellten damit eine erhebliche Herausforderung dar.
Die zentrale Herausforderung für die Kanzlei bestand darin, einen manuellen und fehleranfälligen Prozess in einen skalierbaren, automatisierten Workflow umzuwandeln. Darüber hinaus bestanden folgende operative Herausforderungen:
Durch die Kombination von PaperStream Capture Pro Premium und OfficeCo konnte die Kanzlei die Automatisierung direkt am Scanpunkt umsetzen. Der Prozess wurde durch eine Kombination aus Scannern und Multifunktionsgeräten (MFDs) optimiert, die die Lösung ergänzten. Möglich wurde dies durch die Fähigkeit von PaperStream Capture Pro Premium, mit jedem TWAIN-kompatiblen Gerät unabhängig vom Hersteller eingesetzt zu werden.
In Zusammenarbeit mit OfficeCo implementierte die Kanzlei eine intelligente Erfassungslösung auf Basis von PaperStream Capture Pro Premium, die eine Automatisierung direkt am Scanpunkt ermöglicht. Diese Kombination half der Kanzlei, zentrale Herausforderungen durch die folgenden Workflow-Komponenten zu lösen:
2. Handschrifterkennung + Validierung
3. Automatisierte Dokumententrennung
4. Automatische Dateibenennung
Die Lösung ermöglichte es der Kanzlei, ihre Anforderungen an das Scannen großer Dokumentenmengen in einen skalierbaren Prozess zu überführen, was für die stark Compliance-orientierte Branche entscheidend ist. Durch eine höhere Genauigkeit, Effizienz und Transparenz sowie eine kostengünstige und benutzerfreundliche Vorgehensweise konnte die Kanzlei ihre Dokumentenerfassungs-Workflows erfolgreich modernisieren.
Die auf Immobilienabwicklung spezialisierte Kanzlei erzielte durch die Partnerschaft von OfficeCo und PaperStream Capture Pro Premium erhebliche Ergebnisse, darunter:
Effizienzsteigerungen
Verbesserte Genauigkeit
Skalierbarer Workflow
Kosteneffiziente Lösung
Benutzerfreundlicher Prozess
FazitLetztlich zeigt die von der Kanzlei erreichte Optimierung der Verarbeitung großer Dokumentenmengen beispielhaft, wie intelligente Erfassung manuelle und fehleranfällige juristische Workflows in skalierbare Prozesse transformieren kann. In Compliance-getriebenen Umgebungen ist die Validierung am Erfassungspunkt von entscheidender Bedeutung. Die Ergebnisse zeigen, dass die Kombination aus einfachen physischen Auslösern und fortschrittlicher Software leistungsfähige und praxisnahe Automatisierung ermöglicht. Der Einsatz einer Kombination aus PaperStream Capture Pro Premium und TWAIN-kompatiblen Bildverarbeitungsgeräten in Verbindung mit dem beratungsorientierten Ansatz von OfficeCo stellte sicher, dass die Lösung messbare betriebliche Verbesserungen ohne zusätzliche Komplexität erzielte. OfficeCo spielte eine wesentliche Rolle bei der Identifizierung von Workflow-Potenzialen, der Entwicklung einer praxisnahen, benutzerzentrierten Lösung und der Nutzung der erweiterten Funktionen von PaperStream Capture Pro. |
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