El Cliente
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Datascan Document Services fue fundada en 1993 y originalmente se llamaba Papertrace. El Producto
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Los Desafíos
La empresa buscaba una solución para optimizar sus procesos de gestión documental. Desde 2009 habían estado utilizando un software ampliamente utilizado en Irlanda. Aunque este software era robusto, estaba más orientado al procesamiento masivo de formularios estructurados y semiestructurados. Como DataScan era un bureau mucho más pequeño en ese momento, necesitaban un software ágil y capaz de gestionar muchos formatos de documentos, no solo formularios limpios y uniformes. También buscaban una solución que cumpliera todos los requisitos en materia de cifrado y otras funcionalidades útiles.
Dado que el estado de los registros era deficiente en algunos casos, necesitaban una solución capaz de escanear eficazmente una amplia variedad de tipos de documentos y formularios de distintos colores. También se enfrentaban al problema del uso de papel de mayor gramaje en el centro de algunos expedientes y a la falta de un identificador único de paciente en ciertos conjuntos de registros.
Las Soluciones
Al implementar el escáner RICOH fi‑8950 y el software File Stream, la empresa pudo incorporar una solución que respondía a sus necesidades de manera eficiente. Aprovechando su relación de más de 12 años con File Stream y una combinación de escáneres RICOH fi Series, DataScan logró aumentar la velocidad de escaneo y obtener una excelente calidad de imagen de forma eficiente, gracias a las funciones de escaneo por lotes.
El RICOH fi‑8950 también resolvió algunos de los problemas que la empresa tenía con sus diversos tipos de documentos, gracias a la alimentación de papel fiable del escáner y a la detección automática de color, así como a la capacidad de despejar atascos fácilmente. La gestión documental de extremo a extremo también se vio mejorada por la gran capacidad del ADF, el funcionamiento silencioso y la interfaz fácil de usar del RICOH fi‑8950
El Beneficio
El éxito y la eficacia de la solución compuesta por File Stream y el escáner RICOH fi‑8950 han permitido que DataScan esté bien preparada para futuros proyectos, incluido el ambicioso plan Digital for Care 2030 de Irlanda, que implica una enorme cantidad de trabajo para digitalizar todos los historiales de pacientes en los próximos años. Aunque gran parte de este trabajo se realizará bajo el enfoque de “a partir de hoy”, los hospitales abordarán la digitalización de subconjuntos de expedientes según sea necesario, por ejemplo, enfermedades crónicas en las que es importante seguir la progresión de la enfermedad.
DataScan ha trabajado con hospitales regionales en Irlanda para digitalizar cohortes específicas de expedientes, incluidos los de salud de la mujer y salud sexual, y es probable que los nuevos requisitos del HSE generen más oportunidades para la empresa.
ConclusiónEn última instancia, DataScan ha podido mejorar sus capacidades de gestión documental mediante una combinación del software File Stream y los escáneres de imagen RICOH, digitalizando sin problemas documentación compleja con alta calidad y en grandes volúmenes. |
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Más información
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