Le Client

Datascan Document Services a été fondée en 1993 et portait initialement le nom de Papertrace. L’entreprise a d’abord été créée pour traiter les données de vente ou de retour pour l’industrie irlandaise de la presse et de l’impression. En 2009, elle a mis en place son Document Services Bureau, tout en poursuivant ses services de traitement de données pour le secteur de la presse. Le Document Services Bureau, désormais florissant, répond aux besoins de gestion documentaire de clients allant des grandes entreprises aux PME. Les secteurs desservis incluent les prestataires de soins primaires, les consultants hospitaliers, les services juridiques, financiers et d’assurance, ainsi que des organisations couvrant l’ensemble du tissu industriel irlandais.   Le Produit RICOH fi-8950

Les Défis

L’entreprise recherchait une solution pour rationaliser ses processus de gestion documentaire. Depuis 2009, elle utilisait un logiciel largement répandu en Irlande. Bien que ce logiciel soit robuste, il était davantage adapté au traitement en masse de formulaires structurés et semi‑structurés. Comme DataScan était à l’époque un bureau beaucoup plus petit, ils avaient besoin d’un logiciel agile, capable de gérer de nombreux formats de documents, et pas seulement des formulaires propres et uniformes. Ils recherchaient également une solution répondant à toutes les exigences en matière de chiffrement et d’autres fonctionnalités utiles.

Étant donné que l’état des dossiers était parfois médiocre, ils avaient besoin d’une solution capable de numériser efficacement une grande variété de types de documents et de formulaires de différentes couleurs. Ils étaient également confrontés au problème de l’utilisation de papier plus épais au milieu de certains dossiers et à l’absence d’un identifiant patient unique pour certains ensembles de documents.

Les Solutions

En déployant le scanner RICOH fi-8950 et le logiciel File Stream, l’entreprise a pu intégrer une solution répondant efficacement à ses besoins. Grâce à leur relation de plus de 12 ans avec File Stream et à une combinaison de scanners RICOH fi Series, DataScan a pu augmenter les vitesses de numérisation tout en obtenant une excellente qualité d’image de manière efficace, grâce aux fonctionnalités de numérisation par lots.

Le RICOH fi‑8950 a également permis de résoudre certains des problèmes rencontrés par l’entreprise en raison de la diversité des types de documents, grâce à l’alimentation papier fiable du scanner, à la détection automatique des couleurs et à la possibilité de dégager facilement les bourrages. La gestion documentaire de bout en bout a également été améliorée grâce à la grande capacité du chargeur automatique (ADF), au fonctionnement silencieux et à l’interface conviviale du RICOH fi‑8950.

L’Avantage

Le succès et l’efficacité de la solution composée du logiciel File Stream et du scanner RICOH fi‑8950 signifient que DataScan est bien préparée pour les futurs projets, notamment le plan ambitieux Digital for Care 2030 de l’Irlande, qui implique un volume considérable de travail pour numériser chaque dossier patient au cours des prochaines années. Bien qu’une grande partie de ce travail soit réalisée selon le principe « à partir de ce jour », les hôpitaux s’attaqueront à la numérisation de sous‑ensembles de dossiers selon les besoins – par exemple les maladies chroniques, où il est important de suivre l’évolution de la pathologie.

DataScan a travaillé avec des hôpitaux régionaux en Irlande pour numériser des cohortes spécifiques de dossiers, notamment ceux liés à la santé des femmes et à la santé sexuelle, et les nouvelles exigences du HSE créeront probablement de nouvelles opportunités pour l’entreprise.

Conclusion En fin de compte, DataScan a pu renforcer ses capacités de gestion documentaire grâce à une combinaison du logiciel File Stream et des scanners d’image RICOH, numérisant sans difficulté une documentation complexe en haute qualité et en grands volumes.

Plus d’informations

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