« Le workflow a transformé notre façon de traiter le courrier entrant. Ce qui occupait auparavant deux membres du personnel pendant la majeure partie de la journée, avec de nombreuses erreurs à la clé, est désormais effectué rapidement et avec précision. »
Un cabinet juridique spécialisé dans les transactions immobilières, traitant environ 1 000 documents entrants par jour, avait besoin de moderniser son workflow de capture documentaire. Les workflows de transactions immobilières reposent sur une gestion précise des documents, chaque client se voyant attribuer une Référence de Dossier unique qui doit être appliquée de manière cohérente à tous les documents associés. Cependant, le cabinet s’appuyait sur des processus manuels qui créaient des inefficacités, augmentaient les risques de conformité et ralentissaient l’avancement des dossiers.
Le principal défi auquel le cabinet était confronté consistait à transformer un processus manuel sujet aux erreurs en un workflow automatisé et évolutif. Il faisait également face aux défis opérationnels suivants :
Grâce à une combinaison de PaperStream Capture Pro Premium et d’OfficeCo, le cabinet a pu mettre en place l’automatisation directement au point de numérisation. Le processus a été optimisé grâce à une combinaison de scanners et de périphériques multifonctions (MFP), qui ont complété la solution grâce à la capacité de PaperStream Capture Pro Premium à fonctionner avec tout périphérique compatible TWAIN, quelle qu’en soit la marque.
En travaillant avec OfficeCo, le cabinet a mis en œuvre une solution de capture intelligente alimentée par PaperStream Capture Pro Premium, permettant une automatisation directe au point de numérisation. Cette combinaison a permis au cabinet de relever les principaux défis grâce aux composants de workflow ci-dessous :
2. Reconnaissance de l’écriture manuscrite + Validation
3. Découpage automatique des documents
4. Nommage automatique des fichiers
La solution a permis au cabinet de transformer son besoin de numérisation documentaire à grand volume en un processus évolutif, essentiel dans le secteur fortement axé sur la conformité dans lequel il opère. En obtenant une meilleure précision, efficacité et transparence, de manière économique et conviviale, le cabinet a pu moderniser avec succès ses workflows de capture documentaire.
Le cabinet spécialisé dans les transactions immobilières a obtenu des résultats significatifs grâce au partenariat entre OfficeCo et PaperStream Capture Pro Premium, notamment :
Gains d’efficacité
Précision améliorée
Workflow évolutif
Solution économique
Processus convivial
ConclusionEn définitive, l’optimisation du traitement documentaire à grand volume réalisée par le cabinet illustre parfaitement la manière dont la capture intelligente peut transformer des workflows juridiques manuels et sujets aux erreurs en processus évolutifs. Dans les environnements axés sur la conformité, la validation au point de capture est essentielle. Les résultats obtenus démontrent que la combinaison de déclencheurs physiques simples et de logiciels avancés est cruciale pour fournir une automatisation puissante et pratique. L’utilisation d’une combinaison de PaperStream Capture Pro Premium et de périphériques de capture d’images compatibles TWAIN, associée à l’approche de conseil d’OfficeCo, a permis à la solution d’apporter des améliorations opérationnelles mesurables sans ajouter de complexité. OfficeCo a joué un rôle essentiel dans l’identification des gains d’efficacité des workflows, la conception d’une solution pratique centrée sur l’utilisateur et l’exploitation des capacités avancées de PaperStream Capture Pro. |
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