Klient

Datascan Document Services została założona w 1993 roku i pierwotnie nosiła nazwę Papertrace. Firma została początkowo utworzona w celu przetwarzania danych dotyczących sprzedaży lub zwrotów dla irlandzkiego sektora prasowego i poligraficznego. W 2009 roku utworzyła swoje Document Services Bureau, jednocześnie kontynuując świadczenie usług przetwarzania danych dla sektora prasowego. Obecnie prężnie działające Document Services Bureau obsługuje potrzeby w zakresie zarządzania dokumentami klientów — od dużych przedsiębiorstw po MŚP. Obsługiwane sektory obejmują podstawową opiekę zdrowotną, konsultantów szpitalnych, usługi prawne, finansowe i ubezpieczeniowe oraz organizacje z całego spektrum irlandzkiego przemysłu.   Produkt RICOH fi-8950

Wyzwania

Firma poszukiwała rozwiązania, które usprawniłoby jej procesy zarządzania dokumentami. Od 2009 roku korzystała z oprogramowania powszechnie stosowanego w Irlandii. Chociaż było ono solidne, lepiej sprawdzało się w masowym przetwarzaniu formularzy ustrukturyzowanych i częściowo ustrukturyzowanych. Ponieważ DataScan była wówczas znacznie mniejszym biurem, potrzebowała oprogramowania elastycznego, zdolnego do obsługi wielu formatów dokumentów — nie tylko schludnych, jednolitych formularzy. Poszukiwano również rozwiązania spełniającego wszystkie wymagania dotyczące szyfrowania i innych przydatnych funkcji.
Ponieważ stan niektórych dokumentów był słaby, potrzebne było rozwiązanie umożliwiające skuteczne skanowanie szerokiej gamy typów dokumentów i formularzy w różnych kolorach. Firma borykała się także z problemem stosowania papieru o większej gramaturze w środku niektórych teczek oraz brakiem unikalnego identyfikatora pacjenta w części zbiorów dokumentacji.

Rozwiązania

Dzięki wdrożeniu skanera RICOH fi-8950 oraz oprogramowania File Stream firma mogła zintegrować rozwiązanie, które skutecznie odpowiadało na jej potrzeby. Wykorzystując ponad 12‑letnią współpracę z File Stream oraz kombinację skanerów RICOH fi Series, DataScan była w stanie zwiększyć prędkość skanowania, jednocześnie uzyskując doskonałą jakość obrazu w efektywny sposób — dzięki funkcjom skanowania wsadowego.
RICOH fi‑8950 rozwiązał również część problemów związanych z różnorodnością typów dokumentów, dzięki niezawodnemu podawaniu papieru, automatycznemu wykrywaniu koloru oraz możliwości łatwego usuwania zacięć. Kompleksowe zarządzanie dokumentami zostało dodatkowo usprawnione dzięki dużej pojemności ADF, cichej pracy oraz przyjaznemu interfejsowi skanera RICOH fi‑8950.

Korzyści

Sukces i skuteczność rozwiązania opartego na File Stream oraz skanerze RICOH fi‑8950 sprawiają, że DataScan jest dobrze przygotowana na przyszłe projekty, w tym ambitny irlandzki plan Digital for Care 2030, który zakłada ogrom pracy związanej z digitalizacją wszystkich dokumentacji pacjentów w nadchodzących latach. Choć znaczna część tego procesu będzie realizowana według zasady „od dziś naprzód”, szpitale będą digitalizować wybrane podzbiory dokumentacji w miarę potrzeb — na przykład w przypadku chorób przewlekłych, gdzie ważne jest monitorowanie przebiegu schorzenia.
DataScan współpracowała już z regionalnymi szpitalami w Irlandii nad digitalizacją określonych grup dokumentacji, w tym dokumentów dotyczących zdrowia kobiet i zdrowia seksualnego, a nowe wymagania HSE prawdopodobnie stworzą kolejne możliwości dla firmy.

Wnioski Ostatecznie DataScan była w stanie usprawnić swoje możliwości w zakresie zarządzania dokumentami dzięki połączeniu oprogramowania File Stream i skanerów obrazujących RICOH, umożliwiając płynne skanowanie wymagającej dokumentacji w wysokiej jakości i dużych wolumenach.

Więcej informacji

Aby dowiedzieć się więcej o naszej szerokiej gamie skanerów dokumentowych, odwiedź: https://www.pfu.ricoh.com/emea/

Masz przykład studium przypadku do udostępnienia?

eśli masz studium przypadku dotyczące jednego z naszych skanerów i chcesz się nim z nami podzielić, skontaktuj się z nami – zawsze chętnie słuchamy naszej społeczności partnerów. Wyślij e-mail do zespołu marketingowego na adres marketing@pfu-emea.ricoh.com