Rozwiązanie

Dzięki połączeniu PaperStream Capture Pro Premium i OfficeCo kancelaria mogła wdrożyć automatyzację bezpośrednio na etapie skanowania. Proces został zoptymalizowany dzięki połączeniu skanerów i urządzeń wielofunkcyjnych (MFD), które doskonale uzupełniały rozwiązanie dzięki możliwości współpracy PaperStream Capture Pro Premium z dowolnym urządzeniem zgodnym ze standardem TWAIN, niezależnie od producenta.

Współpracując z OfficeCo, kancelaria wdrożyła inteligentne rozwiązanie do przechwytywania dokumentów oparte na PaperStream Capture Pro Premium, umożliwiające automatyzację bezpośrednio w punkcie skanowania. Takie połączenie pozwoliło rozwiązać kluczowe wyzwania dzięki następującym elementom workflow:

2. Rozpoznawanie pisma odręcznego + Walidacja

• Numery Spraw są obecnie odczytywane za pomocą strefowego OCR z rozpoznawaniem pisma odręcznego
• Reguła walidacji regex zapewniała natychmiastowe wykrywanie i korygowanie błędów już na etapie skanowania

3. Automatyczny podział dokumentów

• Arkusze rozdzielające z kodami kreskowymi dzieliły dokumenty w obrębie każdej Sprawy
• Zapewniało to prawidłowe grupowanie dokumentów oraz zachowanie kolejności skanowania

4. Automatyczne nadawanie nazw plikom

• Dokumenty są teraz automatycznie nazywane przy użyciu: Numeru Sprawy, licznika sekwencyjnego oraz pól daty i godziny
• Zapewnia to spójne i uporządkowane dane wyjściowe gotowe do dalszego przetwarzania

Korzyści

Rozwiązanie pozwoliło kancelarii przekształcić proces skanowania dużej liczby dokumentów w skalowalny workflow, co ma kluczowe znaczenie w branży o wysokich wymaganiach dotyczących zgodności. Dzięki większej dokładności, wydajności i przejrzystości, przy jednoczesnym zachowaniu opłacalności i prostoty użytkowania, kancelaria mogła skutecznie zmodernizować proces przechwytywania dokumentów.

Kancelaria specjalizująca się w obsłudze transakcji nieruchomościowych osiągnęła znaczące rezultaty dzięki współpracy OfficeCo i PaperStream Capture Pro Premium, w tym:

Wzrost efektywności

• Wyeliminowano ręczne nadawanie nazw plikom i ręczne dzielenie dokumentów
• Umożliwiono przetwarzanie dużych partii dokumentów zamiast skanowania dokument po dokumencie
• Skrócono proces skanowania dokumentów przychodzących z dwóch pełnoetatowych pracowników pracujących od 09:00 do około 13:30 do jednej osoby wykonującej sortowanie i skanowanie w około dwie godziny

Większa dokładność

• Walidacja regex zapewniała poprawność Numerów Spraw
• Błędy były wykrywane w momencie skanowania, a nie na późniejszych etapach procesu
• Znacząco ograniczono liczbę błędnie przypisanych dokumentów

Skalowalny workflow

• Wolumen przetwarzanych dokumentów wzrósł do około 1000 dziennie i może być obsługiwany z łatwością
• Ustrukturyzowane obciążenie pracą integruje się bezproblemowo z istniejącymi systemami zarządzania sprawami, umożliwiając zwiększanie skali działania

Ekonomiczne rozwiązanie

• Zapewniło lekką alternatywę dla tradycyjnych rozwiązań IDP i DMS przy jednoczesnym zmniejszeniu zapotrzebowania na zasoby ludzkie
• Usprawniono istniejącą infrastrukturę bez konieczności wymiany systemów

Przyjazny dla użytkownika proces

• Prosty i intuicyjny proces wykorzystujący znane narzędzia (laminowane arkusze i kody kreskowe)
• Wymagane jest obecnie jedynie minimalne szkolenie, co umożliwia szybkie wdrożenie w zespołach operacyjnych

Podsumowanie Ostatecznie optymalizacja przetwarzania dużych ilości dokumentów osiągnięta przez kancelarię doskonale pokazuje, jak inteligentne przechwytywanie dokumentów może przekształcić ręczne i podatne na błędy procesy prawne w skalowalne workflow. W środowiskach skoncentrowanych na zgodności kluczowe znaczenie ma walidacja już na etapie przechwytywania dokumentów, a uzyskane wyniki pokazują, że połączenie prostych fizycznych wyzwalaczy z zaawansowanym oprogramowaniem jest niezbędne do zapewnienia skutecznej i praktycznej automatyzacji. Wykorzystanie połączenia PaperStream Capture Pro Premium oraz urządzeń do przechwytywania obrazu zgodnych ze standardem TWAIN, wraz z doradczym podejściem OfficeCo, zapewniło wdrożenie rozwiązania przynoszącego wymierne usprawnienia operacyjne bez zwiększania jego złożoności. OfficeCo odegrało kluczową rolę w identyfikacji możliwości usprawnienia workflow, zaprojektowaniu praktycznego rozwiązania skoncentrowanego na użytkowniku oraz wykorzystaniu zaawansowanych funkcji dostępnych w PaperStream Capture Pro.

Pobierz pełne studium przypadku w formacie PDF

Dowiedz się więcej o PaperStream Capture Pro i Pro Premium