O Cliente
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A Datascan Document Services foi fundada em 1993 e inicialmente chamava‑se Papertrace. A empresa foi criada para processar dados de venda ou devolução para a indústria irlandesa de jornais e impressão. Em 2009, estabeleceu o seu Document Services Bureau, continuando simultaneamente a prestar serviços de processamento de dados ao setor da imprensa. O bem‑sucedido Document Services Bureau agora responde às necessidades de gestão documental de clientes que vão desde grandes empresas até PME. O Produto
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Os Desafios
A empresa procurava uma solução para otimizar os seus processos de gestão documental. Desde 2009 utilizava um software amplamente usado na Irlanda. Embora este software fosse robusto, era mais adequado ao processamento em massa de formulários estruturados e semiestruturados. Como a DataScan era, na altura, um bureau muito mais pequeno, necessitava de software ágil, capaz de lidar com muitos formatos de documentos — não apenas formulários limpos e uniformes. Procuravam também uma solução que cumprisse todos os requisitos de encriptação e outras funcionalidades úteis.
Como o estado dos registos era, em alguns casos, deficiente, precisavam de uma solução capaz de digitalizar eficazmente uma grande variedade de tipos de documentos e formulários de várias cores. Enfrentavam ainda o problema da utilização de papel de maior gramagem no meio de alguns processos e da ausência de um identificador único de paciente em determinados conjuntos de registos.
As Soluções
Com a implementação do scanner RICOH fi-8950 e do software File Stream, a empresa conseguiu integrar uma solução que respondia de forma eficiente às suas necessidades. Tirando partido da sua relação de mais de 12 anos com a File Stream e de uma combinação de scanners RICOH fi Series, a DataScan conseguiu aumentar as velocidades de digitalização, alcançando simultaneamente uma excelente qualidade de imagem de forma eficiente, graças às funcionalidades de digitalização em lote.
O RICOH fi‑8950 também resolveu alguns dos problemas que a empresa enfrentava devido à variedade de tipos de documentos, graças à alimentação de papel fiável do scanner, à deteção automática de cor e à capacidade de eliminar facilmente encravamentos. A gestão documental de ponta a ponta foi ainda melhorada pela grande capacidade do ADF, pelo funcionamento silencioso e pela interface intuitiva do RICOH fi‑8950.
O Benefício
O sucesso e a eficácia da solução composta pelo File Stream e pelo scanner RICOH fi‑8950 significam que a DataScan está bem preparada para futuros projetos, incluindo o ambicioso plano irlandês Digital for Care 2030, que implica uma enorme quantidade de trabalho para digitalizar todos os registos de pacientes nos próximos anos. Embora grande parte deste trabalho seja realizada segundo o princípio “daqui para a frente”, os hospitais irão digitalizar subconjuntos de registos conforme necessário — por exemplo, doenças crónicas, onde é importante acompanhar a progressão da condição.
A DataScan já trabalhou com hospitais regionais na Irlanda para digitalizar grupos específicos de registos, incluindo documentação de saúde da mulher e saúde sexual, e os novos requisitos do HSE provavelmente criarão mais oportunidades para a empres.
ConclusãoEm última análise, a DataScan conseguiu melhorar as suas capacidades de gestão documental graças a uma combinação do software File Stream e dos scanners de imagem RICOH, digitalizando sem esforço documentação complexa com alta qualidade e em grandes volumes. |
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Mais informações
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