"O fluxo de trabalho transformou a forma como processamos o correio recebido. O que anteriormente ocupava dois colaboradores durante a maior parte do dia, com inúmeros erros pelo caminho, é agora concluído de forma rápida e precisa."
Um escritório de advogados especializado em transações imobiliárias, que processava aproximadamente 1.000 documentos recebidos por dia, precisava de modernizar o seu fluxo de trabalho de captura documental. Os processos de transações imobiliárias dependem de um tratamento documental rigoroso, sendo atribuído a cada cliente uma Referência de Processo única, que deve ser aplicada de forma consistente a todos os documentos relacionados. No entanto, trabalhavam com processos manuais que criavam ineficiências, aumentavam o risco de conformidade e atrasavam o progresso dos processos.
O principal desafio enfrentado pelo escritório era transformar um processo manual e propenso a erros num fluxo de trabalho automatizado e escalável. Também enfrentava os seguintes desafios operacionais:
Utilizando uma combinação do PaperStream Capture Pro Premium e da OfficeCo, o escritório conseguiu implementar a automatização diretamente no ponto de digitalização. O processo foi otimizado através de uma combinação de scanners e equipamentos multifunções (MFD), que complementaram a solução graças à capacidade do PaperStream Capture Pro Premium de funcionar com qualquer dispositivo compatível com TWAIN, independentemente da marca.
Em colaboração com a OfficeCo, o escritório implementou uma solução inteligente de captura baseada no PaperStream Capture Pro Premium, permitindo a automatização diretamente no ponto de digitalização. Esta combinação permitiu ao escritório responder aos principais desafios através dos seguintes componentes do fluxo de trabalho:
2. Reconhecimento de Escrita Manual + Validação
3. Divisão Automática de Documentos
4. Atribuição Automática de Nomes aos Ficheiros
A solução permitiu ao escritório transformar as suas necessidades de digitalização documental de elevado volume num processo escalável, essencial para o setor orientado para a conformidade em que opera. Ao alcançar melhorias na precisão, eficiência e transparência, de uma forma económica e fácil de utilizar, o escritório conseguiu modernizar com sucesso os seus fluxos de trabalho de captura documental.
O escritório especializado em transações imobiliárias alcançou resultados significativos através da parceria entre a OfficeCo e o PaperStream Capture Pro Premium, incluindo:
Ganhos de Eficiência
Maior Precisão
Fluxo de Trabalho Escalável
Solução Económica
Processo Intuitivo
ConclusãoEm última análise, a otimização do processamento documental de elevado volume alcançada pelo escritório demonstra como a captura inteligente pode transformar fluxos de trabalho jurídicos manuais e propensos a erros em processos escaláveis. Em ambientes orientados para a conformidade, a validação no ponto de captura é crítica, e os resultados obtidos demonstram que a combinação de elementos físicos simples com software avançado é fundamental para disponibilizar uma automatização poderosa e prática. A utilização de uma combinação de PaperStream Capture Pro Premium e dispositivos de captura de imagem compatíveis com TWAIN, juntamente com a abordagem consultiva da OfficeCo, garantiu que a solução proporcionasse melhorias operacionais mensuráveis sem acrescentar complexidade. A OfficeCo desempenhou um papel essencial na identificação de eficiências de fluxo de trabalho, na conceção de uma solução prática centrada no utilizador e na utilização das capacidades avançadas do PaperStream Capture Pro. |
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